Conclusioni

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@10.1. Considerazioni finali

L'automazione dei flussi documentali è un'operazione complessa che investe sia l'aggiornamento dei sistemi informativi sia la riorganizzazione del lavoro. Le due cose devono avvenire in parallelo e con gradualità individuando le azioni con maggior priorità. Ai fini dell'automazione dei flussi documentali appare prioritario:

- l'adeguamento delle procedure di gestione dei registri affinché possano effettuare la registrazione e la marcatura di protocollo su documenti digitali secondo la normativa prevista dal d.p.r. n. 428 del 1998;

- l'adozione di strumenti per la gestione, archiviazione, reperimento di documenti digitali senza i quali non è possibile gestire la massa di documenti digitali né formare il fascicolo virtuale;

- infine, ma non ultimo, ricevere, produrre, scambiare documenti digitali.

Riguardo al primo punto, lo studio di fattibilità ha individuato carenze progettuali ed implementative nelle procedure attualmente in uso. In particolare non sono garantiti la sicurezza e l'integrità dei dati. Appare quindi necessario reingegnerizzare completamente le procedure adeguandole alla normativa introdotta dal d.p.r. n. 428 del 1998. Deve essere previsto il recupero dei dati contenuti nelle procedure attuali.

Riguardo al secondo punto appare evidente la necessità di predisporre contenitori opportuni in cui archiviare documenti digitali. Non appare fattibile, in termini di costo ed impegno del personale, convertire i documenti cartacei in documenti digitali sia pure in formato ´immagineª (imaging). Si potrà porre, in un passo successivo, la necessità di acquisire documenti mediante OCR al fine di gestire fascicoli completamente virtuali. Infatti è ragionevole prevedere che una parte dei documenti legati ai ricorsi continui ad essere, ancora per molto tempo, in forma cartacea. Ciò imporrà la presenza contemporanea di fascicoli virtuali e fascicoli cartacei che dovranno essere opportunamente gestiti. L'introduzione di documenti digitali richiederà uno sforzo di familiarizzazione da parte del personale amministrativo per trattare documenti immateriali che possono essere recuperati e gestiti solo attraverso la mediazione del sistema informativo.

Riguardo al terzo punto è necessario distinguere i tre aspetti legati alla gestione operativa dei documenti digitali, ricezione, produzione e scambio.

Per quanto riguarda la ricezione di documenti digitali è necessario attivare un'opera di stimolo verso i fornitori...