Analisi e valutazione dei bisogni

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@6.1. Premessa

L'informatizzazione del sistema della Giustizia Amministrativa è stata finora rivolta alla realizzazione di basi dati per la gestione dei ricorsi e a fornire al personale strumenti di produttività individuale. Le varie unità (TAR, CdS e CGARS) sono cresciute, sotto l'aspetto organizzativo, autonomamente anche se hanno utilizzato lo stesso patrimonio software. L'autonomia e la difficoltà di un controllo centralizzato hanno portato, in alcuni casi e per alcune unità organizzative, a diversità nelle procedure interne, con conseguenti lievi modifiche al software in dotazione e piccole differenze di utilizzo del software stesso.

La carenza di una infrastruttura per le comunicazioni non ha consentito, inoltre, la completa automazione di alcuni flussi e la condivisione del patrimonio di informazioni e conoscenze.

In questo capitolo si analizzeranno i flussi documentali ed i processi operativi nella loro totalità con l'obiettivo di individuare le esigenze informative dei vari profili professionali degli utenti del sistema. Infatti l'informatizzazione degli uffici impone di riconsiderare tutta l'organizzazione del lavoro nel suo insieme, partendo da una analisi dei bisogni informativi, dei flussi e della tipologia delle informazioni trattate. Le attività, in particolare, devono essere organizzate sulla base del flusso dei dati, considerando cioè unitariamente tutte quelle funzioni che facciano uso delle medesime informazioni.

In ogni paragrafo si esporranno sinteticamente i requisiti, le criticità ed i requisiti di sicurezza numerandoli per una più facile identificazione ed evidenziandoli con la seguente veste grafica:

Req. X) (requisito)

Crit. Y) (criticità)

Sic. Z) (requisito di sicurezza)

In generale occorre preliminarmente rimarcare che, affinché il progetto abbia possibilità di successo, la struttura di rete interna ed il collegamento ad Internet devono permettere comunicazioni veloci.

Req 00) Sono necessari una struttura di LAN (Local Area Network) efficiente ed un accesso ad Internet a larga banda.

@6.2. Analisi dei processi operativi e decisionali ed individuazione delle esigenze nell'attività giurisdizionale del consiglio di stato e dei TARPage 130

Nella seguente analisi considereremo un unico flusso ideale per il CdS e per i TAR, che ci permetta di individuare le esigenze informative in modo omogeneo, evidenziando ove necessario le differenze tra i diversi organi e procedure. Per una descrizione dettagliata delle procedure si rimanda al capitolo 4.

@@6.2.1. Struttura della giustizia amministrativa e soggetti coinvolti nel processo amministrativo

La Giustizia Amministrativa è strutturata nei seguenti organi:

- Tribunali amministrativi regionali (TAR), giudice di I grado;

- Consiglio di Stato, giudice di II grado⁹⁹.

L'organizzazione interna del CdS e dei TAR può differire sensibilmente, ma è utile fare riferimento ad un unico schema logico. Elenchiamo sinteticamente i principali compiti delle figure e delle strutture che intervengono nel processo amministrativo.

Presidente del CdS o TAR

- è il responsabile del funzionamento complessivo del CdS o TAR;

- decide a quale sezione assegnare i ricorsi.

Il CdS è organizzato in tre sezioni giurisdizionali. I TAR sono generalmente organizzati in sezioni, ove questo non avvenga il TAR ha un'unica sezione presieduta dal presidente del TAR. La sezione organizza magistrati e personale amministrativo. All'interno di essa si distinguono le seguenti figure.

Presidente di sezione

- è il responsabile del funzionamento complessivo della sezione;

- stabilisce il calendario delle udienze;

- assegna i ricorsi alle udienze;

- decide la composizione dei collegi per ogni udienza;

- assegna il relatore al ricorso;

- il presidente di sezione o magistrato da lui incaricato, in base alla legge n. 205 del 2000, decide mediante decreto nei casi specificati dalla legge stessa.

Collegio

Decide con tre (TAR) o cinque (CdS) magistrati, ma può essere composto da un numero superiore di membri. I magistrati del collegio

- ricevono copia del fascicolo (il relatore ed il presidente del collegio) o parte di esso (gli altri membri del collegio) dalle segreterie prima dell'udienza, Page 131

- si riuniscono collegialmente.

All'interno del collegio si distinguono i seguenti ruoli:

- Presidente del Collegio

- presiede il collegio;

- rivede la minuta del provvedimento redatta dall'estensore;

- firma il provvedimento.

- Relatore

- riferisce al collegio sul ricorso e prospetta una decisione.

- Estensore

- redige il provvedimento;

- firma il provvedimento.

Il personale amministrativo è organizzato nelle seguenti unità operative.

Ufficio accettazione ricorsi

- Riceve i ricorsi e la documentazione ad esso allegata e forma il fascicolo;

- invia il fascicolo al presidente del CdS o del TAR per l'assegnazione alla sezione;

- dopo l'assegnazione trasferisce il fascicolo alla segreteria di sezione;

- inserisce nel sistema informativo una prima classificazione del ricorso per materia.

Segreteria di sezione

La segreteria di sezione segue tutte le fasi del processo amministrativo a partire dall'assegnazione del ricorso.

- Riceve e controlla il fascicolo (controlla la regolarità degli atti anche dal punto di vista fiscale);

- inserisce i riferimenti normativi relativi al ricorso e controlla la classificazione;

- archivia i fascicoli, ordinandoli con un numero progressivo, assegnato a quelli per i quali esista la domanda di fissazione di udienza, con esclusione dei ricorsi che devono essere trattati immediatamente;

- inserisce nel fascicolo eventuali memorie e documenti prodotti dalle parti rilasciando prova di avvenuto deposito;

- mette a disposizione la documentazione per lo scambio tra le parti (rila sciando ove richiesto ricevuta);

- compone il fascicolo per i membri del collegio;

- redige avvisi e comunicazioni da inviare alle parti;

- dà supporto ai magistrati; Page 132

- svolge attività di copiatura e collazione delle minute;

- esegue le procedure per la pubblicazione e trasmissione dei provvedimenti;

- archivia i fascicoli;

- nell'ipotesi di ricorso in appello, la segreteria del TAR invia il fascicolo al CdS che al termine del processo lo restituisce.

Ufficio spedizioni

- svolge servizio di inoltro posta.

Nel processo amministrativo, oltre agli organi precedenti intervengono i seguenti soggetti.

Parti in causa

- amministrazioni;

- persone giuridiche;

- persone fisiche.

Avvocati ed Avvocatura di Stato ¹⁰⁰ .

- patrocinano le parti in causa in un ricorso;

- richiedono informazioni al CdS ed ai TAR;

- ricevono comunicazioni dal CdS e dai TAR.

@@6.2.2. Analisi dei processi operativi e decisionali

È opportuno suddividere l'analisi delle attività operative e decisionali in due parti:

1) Formazione del fascicolo

- raccolta del materiale;

- notifica agli avvocati della data dell'udienza e del deposito di atti e documenti;

- informazioni agli avvocati delle parti sul fascicolo.

2) Emissione del giudizio (collegiale e monocratico)

- distribuzione della documentazione ai magistrati;

- studio del fascicolo;

- stesura del provvedimento;

- pubblicazione del provvedimento.Page 133

In base alla legge n. 205 del 2000 assume grande rilevanza l'istituto del decreto a contenuto decisorio a fini giurisdizionali emesso dal presidente di sezione o dal magistrato da lui delegato.

Mediante decreto può terminare il processo amministrativo nei casi di:

- perenzione,

- estinzione del giudizio,

- cessazione della materia del contendere,

- rinuncia al ricorso.

Si può supporre che le attività relative a questa parte del processo amministrativo sostanzialmente non mutino quando il giudizio sia emesso dal giudice monocratico che assume in sé le funzioni del collegio giudicante nel suo complesso.

@@@6.2.2.1. Formazione del fascicolo

Ad ogni ricorso è associato un fascicolo contenente, oltre al ricorso, gli atti¹⁰¹ ed i documenti presentanti dagli avvocati e dall'Avvocatura dello Stato durante un periodo di tempo che va dalla data di presentazione del ricorso fino ai termini stabiliti dalla legge. Il fascicolo accompagna il ricorso per tutto l'iter processuale ed all'interno di esso vengono archiviati anche gli atti ed i provvedimenti relativi alle fasi incidentali ed ai riti speciali eventualmente attivati e collegati al ricorso medesimo.

Questa parte del processo amministrativo coinvolge i seguenti soggetti:

- Ufficio accettazione ricorsi,

- Presidente CdS o TAR,

- Presidente di sezione,

- Segreteria di sezione,

- Avvocati ed Avvocatura di Stato,

- Avvocati ed Avvocatura di Stato,

Il ricorso con la documentazione iniziale viene presentato all'ufficio accettazione ricorsi che costituisce il fascicolo e lo protocolla, assegnando un numero di registro generale.

Il presidente del CdS o del TAR assegna il ricorso ad una sezione, in genere in base alla materia del ricorso.

In base alla legge n. 205 del 2000 l'amministrazione, qualora il deposito non sia stato fatto dal ricorrente, deve depositare il provvedimento impugnato e gli atti e documenti in base ai quali il provvedimento è stato adottato. Page 134

La segreteria è tenuta a comunicare alle parti la data dell'udienza e ove previsto, dà avviso del deposito di atti e provvedimenti ai fini della riassunzione. Su richiesta, fornisce agli avvocati delle parti altre informazioni sullo stato dei ricorsi ed offre in visione i fascicoli.

@@@@6.2.2.1.1. Considerazioni

Questa parte del processo amministrativo vede essenzialmente coinvolte le segreterie di sezione che devono controllare il fascicolo, acquisire documentazione, mettere in visione i fascicoli, inviare avvisi e notifiche.

L'attività di informazione diretta agli avvocati contribuisce pesantemente al carico di lavoro. Si stima che mensilmente ogni tribunale invii agli avvocati più di 1000 lettere e che ogni segreteria sia impegnata per circa 1 ora al giorno per rispondere a richieste di informazioni da parte di avvocati.

Req. 01) Deve essere possibile l'invio automatizzato degli...