CIRCOLARE 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17 Art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 - Monitoraggio dei contratti di grande rilievo relativi a progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa dei sistemi informativi automatizzati: qualificazione dei gruppi di monitoraggio interni

Ai responsabili dei sistemi

informativi automatizzati delle

amministrazioni destinatarie del

decreto legislativo 12 febbraio

1993, n. 39

e, per conoscenza:

Al Dipartimento della funzione

pubblica

Al Consiglio di Stato

All'Avvocatura generale dello Stato

Alla Ragioneria generale dello

Stato

Alla Corte dei conti

1 - Premessa.

L'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.

39, prevede il monitoraggio sui contratti per la progettazione,

realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di

sistemi informativi automatizzati, determinati come contratti di

grande rilievo ai sensi degli articoli 9, comma 1, e 17, comma 2, del

citato decreto legislativo. Il medesimo art. 13 consente alle

amministrazioni l'affidamento del monitoraggio dei contratti a

societa' specializzate, incluse in un apposito elenco predisposto

dall'Autorita', a condizione che non risultino collegate con le

imprese parti dei contratti, ai sensi dell'art. 7 della legge 10

ottobre 1990, n. 287. Per contratti di grande rilievo (rif.

deliberazione n. 13 dell'adunanza del 30 settembre 1993, circolare

AIPA /CR/3 del 28 ottobre 1993) si intendono contratti il cui importo

complessivo risulti, al netto di IVA, superiore ai 50 miliardi di

lire, ovvero, in caso di contratti a validita' pluriennale, superiore

a 10 miliardi di lire annui.

I criteri di iscrizione nell'elenco delle societa' di monitoraggio

- di seguito indicati come criteri di qualificazione - sono stati

inizialmente definiti con deliberazione n. 11 del 30 settembre 1993 e

successivamente resi noti con circolare AIPA n. 5 del 5 agosto 1994,

in cui sono indicate le modalita' per l'impostazione ed esecuzione

delle attivita' di monitoraggio. Un'analisi dell'applicazione dei

precedenti criteri, eseguita sulla base dell'esperienza maturata nel

periodo 1993-1997, ha evidenziato l'esigenza di rivedere i criteri

medesimi con l'obiettivo di:

individuare criteri che rafforzino i requisiti della indipendenza

di giudizio ed accentuino il livello professionale delle societa' di

monitoraggio;

assicurare modalita' di svolgimento del monitoraggio piu' aderenti

agli specifici contratti da monitorare e maggiormente orientate alla

direzione dei lavori, intesa come project management;

consentire analisi della indipendenza di giudizio, del livello

professionale e delle capacita' tecniche omogeneamente applicabili

sia a monitori esterni (societa' di monitoraggio) sia a gruppi di

monitoraggio interni alla stessa pubblica amministrazione.

I principi ispiratori della nuova metodologia e della nuova

procedura di qualificazione delle societa' aspiranti ad essere

incluse nell'elenco dei monitori, come precisati nella recente

circolare AIPA/CR/16 del 12 febbraio 1998, pubblicata nella Gazzetta

Ufficiale del 19 febbraio 1998, sono i seguenti:

ridurre a due i criteri di qualificazione, rafforzandone gli

aspetti deontologici e professionali;

definire le modalita' di esecuzione dei processi di qualificazione,

rinnovo periodico e revoca, rendendoli il piu' possibile oggettivi e

di piu' semplice attuazione.

Per le finalita' perseguite dalla circolare AIPA/CR/16, si ritiene

che i principi individuati per la qualificazione delle societa' di

monitoraggio possano essere validamente estesi, pur con opportuni

aggiustamenti, alle ipotesi in cui il monitoraggio sia affidato ad un

gruppo interno alle amministrazioni stesse, come previsto dallo

stesso art. 13, comma 2, del citato decreto.

La presente circolare, in coerenza con quella richiamata

concernente le societa' specializzate, descrive la metodologia e la

procedura di qualificazione dei "gruppi di monitoraggio" interni alle

pubbliche amministrazioni, esplicitando i criteri da seguire per

l'individuazione del personale destinato ad operare quale componente

dei gruppi di monitoraggio stessi e le modalita' con le quali tali

gruppi sono tenuti ad operare per conseguire i migliori risultati.

E' appena il caso di precisare che i principi di seguito enunciati

risultano applicabili in tutti i casi di monitoraggio effettuati

direttamente dall'amministrazione, in essi compresi quelli relativi

ai contratti non definiti o non definibili "di grande rilievo", per i

quali l'amministrazione stessa ritenga necessario o semplicemente

opportuno procedere al monitoraggio.

2 - La metodologia di qualificazione.

I criteri di qualificazione sono i seguenti:

a) Cause di incompatibilita'.

E' richiesta la massima indipendenza di giudizio del "gruppo di

monitoraggio" interno sia rispetto al responsabile per i sistemi

informativi automatizzati sia rispetto alle strutture organizzative

che abbiano avuto parte rilevante nella progettazione o nella

realizzazione dei S.I.A. ovvero ne costituiscano gli utenti finali

(decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, art. 10).

A tal fine appare opportuno che le amministrazioni istituiscano una

unita' organizzativa con responsabilita' autonoma per la funzione di

monitoraggio, che non sia posta in dipendenza gerarchica o funzionale

dal responsabile dei sistemi informativi o dai responsabili delle

unita' organizzative utenti dei servizi monitorati.

b) Capacita' tecnica.

E' richiesta un'adeguata capacita' tecnica complessiva, che si

esplichi in termini di: approfondita conoscenza della

contrattualistica in materia informatica, del project management, del

quality management, del software engineering, dell'information

technology. Tale capacita' tecnica deve essere comprovata: dalla

specifica competenza del responsabile del gruppo di monitoraggio

interno sui precedenti temi; dall'adozione di tecniche e metodiche di

monitoraggio, adeguatamente strutturate e rappresentate; da eventuali

esperienze nella gestione di progetti di monitoraggio da parte dei

componenti del gruppo.

Il possesso dei suddetti requisiti dovra' essere opportunamente

comprovato attraverso le seguenti fasi di verifica, ciascuna

propedeutica all'altra:

1. Verifica della completezza della documentazione richiesta.

   Condizione preliminare per l'attivazione delle due fasi successive

   e' la produzione, da parte dell'amministrazione cui appartiene il

   gruppo di monitoraggio interno aspirante alla qualificazione, della

   documentazione di cui al successivo punto 2.1, atta a comprovare il

   possesso dei requisiti richiesti per l'esercizio dell'attivita' di

   monitoraggio.

2. Verifica della insussistenza di cause di incompatibilita'.

   Condizione essenziale per l'esercizio di attivita' di monitoraggio

   e' il riconoscimento che nei confronti del "gruppo di monitoraggio" e

   dei singoli componenti dello stesso non sussistono cause di

   incompatibilita' per lo svolgimento di attivita' di monitoraggio.

3. Verifica della capacita' tecnica.

   Soltanto dopo la verifica con esito positivo del requisito di cui

   al punto II, si passera' alla successiva fase di verifica,

   concernente la capacita' tecnica alla quale si provvedera' applicando

   le disposizioni di cui al successivo paragrafo 2.3.

   In sintonia con quanto sopra, sara' cura dell'amministrazione

   produrre all'Autorita' la documentazione di cui ai punti I.A, I.B,

   I.C e I.D del successivo paragrafo 2.1.

   L'Autorita', con le modalita' di cui ai successivi paragrafi 2.1,

   2.2 e 2.3, procedera' alla verifica della stessa ed alla

   qualificazione del gruppo di monitoraggio.

   2.1. - Completezza della documentazione richiesta.

   La prima fase del procedimento tende ad accertare che

   l'amministrazione, che si proponga di svolgere direttamente

   l'attivita' di monitoraggio avvalendosi di "monitori interni", abbia

   prodotto all'Autorita' tutta la documentazione necessaria per le

   verifiche successive. La documentazione richiesta si articola nelle

   quattro sezioni, di seguito descritte:

   I.A. Dichiarazione di insussistenza di cause di incompatibilita'.

   Con tale dichiarazione l'amministrazione deve attestare:

   la costituzione e la collocazione dell'unita' organizzativa "gruppo

   di monitoraggio" all'interno dell'organigramma dell'amministrazione;

   l'attribuzione dell'incarico di coordinatore del "gruppo di

   monitoraggio".

   I.B. Documentazione di presentazione del gruppo di monitoraggio.

   Dalla documentazione di presentazione prodotta dall'amministrazione

   devono evincersi le seguenti informazioni:

   organizzazione del "gruppo di monitoraggio" in termini di funzioni

   attribuite alle varie figure professionali componenti e le attivita'

   loro affidate;

   consistenza e composizione del "gruppo di monitoraggio", con

   individuazione dei singoli nominativi, della data di assegnazione al

   gruppo, del dipartimento, ufficio o area di provenienza;

   eventuali consulenti esterni di supporto ad integrazione del gruppo

   di monitoraggio;

   attribuzione degli incarichi di direttore tecnico per

   l'effettuazione di specifici monitoraggi.

   I.C. Curricula.

   Dovranno essere indicati con compiutezza i profili di tutti gli

   elementi che compongono il "gruppo di monitoraggio" interno,

   specificando i titoli di studio e gli anni di esperienza, nonche' il

   possesso di specifiche professionalita' articolate nei seguenti

   settori:

   contrattualistica informatica, conoscenza degli aspetti

   organizzativi ed...