DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 20 ottobre 1998, n. 428 - Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87 della Costituzione; Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n. 2552; Visto il regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241; Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29; Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39; Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59; Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400; Sentita l'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione; Consultato il Garante per la protezione dei dati personali; Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza de 14 settembre 1998; Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 16 ottobre 1998; Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;

E m a n a il seguente regolamento: Sezione prima Disposizioni sul protocollo informatico

Art. 1.

Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento s'intende: a) per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.

   29; b) per "gestione dei documenti", l'insieme delle attivita' finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; c) per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata, "sistema", l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti; d) per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

   Art. 2.

   Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati

1. La gestione dei documenti e' effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.

2. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonche' di comunicazione interna tra le aree stesse.

3. In sede di prima applicazione le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo gia' esistenti presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.

   Art. 3.

   Requisiti del sistema di protocollo informatico

1. Il sistema di protocollo informatico deve: a) garantire la sicurezza e l'integrita' dei dati; b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

   Art. 4.

   Registrazione di protocollo

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni e' effettuata mediate la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.

3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo e' effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

5. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia' soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

   Art. 5.

   Informazioni annullate o modificate

1. Le informazioni annullate, in conformita' alle disposizioni del presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi annullate, unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

2. Le informazioni non modificabili sono annullabili con la procedura del comma 1 del presente articolo.

   Art. 6.

   Segnatura di protocollo

1. Le informazioni da apporre od associare ad ogni documento attraverso l'operazione di segnatura di protocollo consentono di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 8; b) la data di protocollo; c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 2, comma 2, del presente regolamento.

2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

3. L'operazione di segnatura di protocollo puo' includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili gia' al momento della registrazione di protocollo.

4. Quando il documento e' indirizzato ad altre amministrazioni ed e' formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo puo' includere tutte le informazioni registrate sul documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico puo' utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.

   Art. 7.

   Operazioni ed informazioni minime

1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 4 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 6 del presente regolamento nonche' le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del protocollo informatico da parte delle pubbliche amministrazioni.

   Art. 8.

   Formato del progressivo di protocollo

1. Il progressivo di protocollo e' un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione e' rinnovata ogni anno solare.

2. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento mediante l'operazione di segnatura di protocollo, puo' essere composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso il numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella segnatura una successione di simboli zero.

   Sezione seconda Accesso alle informazioni

   Art. 9.

   Funzioni di accesso alle informazioni

1. L'accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonche' la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del protocollo.

2. La ricerca delle informazioni e' effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le...