Armonizzazione delle legislazioni in materia di richiesta della forma scritta ed in materia di ammissibilità delle riproduzioni di documenti e delle registrazioni informatiche

• Autore: Consiglio d'Europa
• Pagine: 117-129

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@Raccomandazione N. R (81) 20, adottata dal comitato dei ministri del consiglio d'europa l'11 dicembre 1981

Il Comitato dei Ministri, in virtù del'articolo 15b dello Statuto del Consiglio d'Europa:

Considerando che lo scopo del Consiglio d'Europa è di realizzare una più stretta unione tra i suoi membri;

Considerando che sempre più le imprese fanno ricorso ai procedimenti di riproduzione dei documenti mediante la micrografia e alle tecniche di registrazione delle informazioni su elaboratore, distruggendo gli originali, se esistono, al fine di economizzare i costi di archiviazione e dei locali;

Considerando l'assenza, nella maggior parte degli Stati, di una regolamentazione generale della materia, soprattutto per quanto concerne l'ammissibilità di queste riproduzioni e registrazioni;

Consapevole dell'esigenza di una regolamentazione in ragione degli sviluppi della pratica e dell'opportunità di pervenire tra gli Stati membri a soluzioni armonizzate che si giustificano per il carattere internazionale del problema in una situazione in cui sempre più le riproduzioni e registrazioni fatte in uno Stato sono suscettibili di essere presentate come prova in un altro Stato;

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Convinto dell'opportunità di armonizzare norme nazionali relative alla richiesta di uno scritto per gli atti il cui valore supera un minimo fissato dalla legge e di armonizzare anche i termini di conservazione dei documenti,

@Raccomanda

1. 1) Ai Governi degli Stati membri la cui legislazione impone la prova scritta per gli atti il cui valore supera un minimo fissato dalla legge.

   1. di esaminare la possibilità di sopprimere questo obbligo

   2. o di prevedere, in tutti i casi in cui l'obbligo dello scritto sarà mantenuto, che la forma scritta sia necessaria soltanto per gli atti il cui valore è uguale o superiore alla somma in moneta nazionale corrispondente almeno a 728 diritti speciali di tirage quali definiti dal Fondo monetario internazionale al momento dell'attuazione della presente Raccomandazione da parte di ciascun Stato;

   5. di esaminare, tenendo conto della evoluzione della situazione economica, l'opportunità di rivedere la somma sopra indicata almeno ogni 5 anni a partire dalla data di adozione della presente Raccomandazione.

   2) Il paragrafo 1 non riguarda il caso in cui la legislazione nazionale esige lo scritto per le validità dell'atto.

2. Ai Governi di tutti gli Stati membri:

   di fissare, ad un periodo non superiore a dieci anni, il termine di conservazione obbligatoria dei libri e documenti che un commerciante deve tenere secondo la legge nazionale.

3. Ai Governi di tutti gli Stati membri:

   di uniformare la loro legislazione concernente le riproduzioni di documenti mediante micrografia o le registrazioni informatiche, alle regole contenute nell'allegato ala presente Raccomandazione, o in caso di mancanza di tale legislazione di adottarne una conforme alle predette regole.

   @Allegato alla Raccomandazione

   @@Regole

   Art. 1

   1. I commercianti, ed ogni altra persona definita dalla legge nazionale, possono conservare sotto forma di riproduzione dell'originale mediante micrografia i propri libri e documenti relativi alle transazioni delle quali sono parte e che li riguardano, salvo i casi stabiliti dalla legislazione nazionale. Questa indicherà anche i libri, documenti e dati che possono essere registrati su elaboratore.

   2. I documenti che sono all'origine della riproduzione o della registrazione permesse dalla legislazione nazionale possono essere distrutti. Tuttavia gliPage 119 Stati possono esigere che i documenti siano conservati per un certo periodo il quale non dovrà superare 2 anni.

      Art. 2

      Una riproduzione ed una registrazione effettuate in conformità agli articoli 3, 4 e 5 delle presenti regole-saranno ammesse se a titolo di prova nei procedimenti giudiziari. La riproduzione e la registrazione saranno presunte essere una riproduzione'e una registrazione fedele e completa dei documenti originali e delle informazioni che vi si riferiscono, salvo prova contraria.

      Art. 3

   1. Le riproduzioni o registrazioni effettuate sotto la responsabilità delle persone considerate all'articolo 1 devono soddisfare alle seguenti regole generali:

      1. corrispondere fedelmente sia ai documenti originali sia all'informazione che è all'origine della registrazione;

      2. essere effettuate in maniera sistematica e senza lacune;

      5. essere effettuate secondo le istruzioni di lavoro stabilite in conformità alla legislazione nazionale e conservate per tutto il tempo delle riproduzioni o registrazioni;

      4. essere conservate con cura, in un ordine sistematico, e protette contro ogni alterazione.

   2. Quando il documento oggetto di una riproduzione o che è all'origine di una registrazione è distrutto, le seguenti indicazioni devono essere conservate insieme con la registrazione o sulla riproduzione, se possibile, o in difetto, con essa:

      1. l'identità delle persone responsabili della riproduzione o della registrazione e di quelle che le hanno effettuate;

      2. natura del documento;

      3. luogo e' data della riproduzione o della registrazione;

      4. i difetti eventualmente constatati durante la riproduzione o la registrazione.

         Art. 4

         Al momento della riproduzione di un documento mediante micrograia devono essere osservate le seguenti condizioni:

      1. la riproduzione deve costituire una immagine indelebile, fedele e durevole dell'originale;

      2. la riproduzione deve permettere di determinare l'ordine di ripresa;

      5. la riproduzione deve essere perfettamente leggibile e tecnicamente soddisfacente; la fedeltà di riproduzione deve essere verificata prima della distruzione dell'originale;

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      4. la riproduzione deve essere sempre disponibile per consultazione da parte delle persone aventi il diritto di visione.

         Art. 5

   1. Ai programmi informatici si applicano le regole seguenti:

      1. la documentazione del programma, le descrizioni degli archivi e le istruzioni di programma devono essere direttamente leggibili e tenute accuratamente aggiornate sotto la responsabilità della persona considerata all'articolo 1;

      2. i documenti definiti alla lettera precedente devono essere conservati sotto una forma comunicabile per tutto il tempo delle registrazioni alle quali si riferiscono.

   2. Se, per una qualsiasi ragione i dati registrati sono trasferiti da un supporto informatico ad un altro, la persona indicata all'articolo 1 deve dimostrare la loro concordanza,

   3. Ai sistemi informatici nel loro insieme si applicano le seguenti regole:

      1. i sistemi devono comportare le protezioni necessarie per evitare una alterazione delle registrazioni;

      2. i sistemi devono permettere di restituire in ogni momento le informazioni registrate, sotto una forma direttamente leggibile.

      @Esposizione dei motivi

      @@Introduzione

   1. Sempre più, soprattutto nel mondo degli .affari, le imprese fanno ricorso ai nuovi procedimenti di reprografia (fotocopie microfìlms, ecc), spesso distruggendo i documenti originali, al fine di economizzare i costi di archiviazione e dei locali. Inoltre, in certi Stati si cominciano ad utilizzare le tecniche di registrazione diretta delle informazioni su un supporto di dati, senza utilizzare un documento originale (per esempio l'edizione diretta di microfiches in uscita dall'elaboratore (sistema COM), operazioni di trasferimenti magnetici tra banche), In questi casi noe si tratta di reprografia (che presuppone l'esistenza di un originale), ma di edizione di informazioni per mezzo dell'elaboratore.

   2. Consapevole dell'importanza del problema, il Comitato europeo di cooperazione giuridica (CDCJ) ha deciso nel 1976 di incaricare un Comitato di esperti di procedere ad uno...