DIRETTIVA 8 maggio 2002 - Semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi

IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA e per il coordinamento dei servizi di informazione e sicurezza

A tutte le pubbliche amministrazioni Premessa.

Il Ministro della funzione pubblica desidera, con questa direttiva, contribuire alla semplificazione del linguaggio usato dalle amministrazioni pubbliche per la redazione dei loro testi scritti. Le amministrazioni pubbliche utilizzano infatti un linguaggio molto tecnico e specialistico, lontano dalla lingua parlata dai cittadini che pure ne sono i destinatari. Invece, tutti i testi prodotti dalle amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l'azione amministrativa.

I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia interni (circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono prevedere l'utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando espressioni burocratiche e termini tecnici. Anche gli atti amministrativi in senso stretto, che producono effetti giuridici diretti e immediati per i destinatari, devono essere progettati e scritti pensando a chi li legge. Oltre ad avere valore giuridico, pero', gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e come tali devono essere pensati. Devono, percio', essere sia legittimi ed efficaci dal punto di vista giuridico, sia comprensibili, cioe' di fatto efficaci, dal punto di vista comunicativo.

La direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi si inserisce in un lavoro decennale compiuto dal Dipartimento della funzione pubblica su questo tema che ha gia' prodotto alcuni risultati apprezzabili e che si desidera in questa occasione richiamare. Le regole e i consigli, gia' indicati in alcuni strumenti prodotti dal Dipartimento - il Codice di stile del 1993 e il Manuale di stile del 1997 - assumono, pero', a partire da questa direttiva un carattere piu' formale. Questa direttiva si collega, inoltre, alla circolare del 2 maggio 2001 emanata dal Dipartimento per gli affari giuridici e legislativi, dedicata alla redazione dei testi normativi e ne rappresenta uno sviluppo, poiche' si applica ai testi che in maniera piu' o meno diretta applicano le norme. E' evidente, infatti, che il linguaggio delle amministrazioni pubbliche sara' tanto piu' chiaro quanto piu' chiari saranno i testi normativi.

Questa direttiva contiene regole da applicare a tutti i testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, regole che riguardano la comunicazione, la struttura giuridica e il linguaggio dei testi scritti. Dovranno, quindi, essereriscritti anche i principali atti e documenti amministrativi vigenti: secondo le indicazioni qui contenute e tenendo conto delle segnalazioni prevenute agli uffici relazioni con il pubblico. Infine, per facilitare l'applicazione della direttiva, il Dipartimento della funzione pubblica ha avviato un servizio di assistenza alle amministrazioni sul proprio sito web

www.funzionepubblica.it Dal 15 maggio 2002, le anministrazioni troveranno sul sito una sezione dedicata alla semplificazione del linguaggio con assistenza on line continua e potranno chiedere informazioni, chiarimenti e spiegazioni.

Le regole di comunicazione e di struttura giuridica 1. Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo.

Spesso i contenuti e le finalita' di un documento amministrativo sono complessi e ambigui. Prima di scrivere un testo bisogna sciogliere la complessita' ed eliminare le ambiguita'. Chi scrive deve anzitutto aver chiaro il contenuto del messaggio e deve indicare in modo preciso e semplice cosa e' stato deliberato, cosa si prescrive, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al destinatario.

2. Individuare sempre il destinatario.

   Per progettare un testo efficace bisogna sapere a chi e' destinato e chi lo leggera'. Quando i documenti sono indirizzati a gruppi eterogenei di persone bisogna pensare al lettore meno istruito.

3. Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico.

   Normalmente nei testi scritti sono contenute piu' informazioni. Chi scrive deve capire che relazione logica c'e' tra le singole informazioni. Cosi' ad esempio: le informazioni piu' generali devono precedere quelle particolari; i casi generali devono precedere le eccezioni; le informazioni, che in linea temporale sono antecedenti, precedono quelle successive. E' buona regola, inoltre, evidenziare bene le istruzioni per l'uso del testo a vantaggio del cittadino. Ad esempio, le date di scadenza, le eventuali avvertenze, cosa fare per ottenere un beneficio, come ricorrere contro l'atto.

4. Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo.

   Tra i vari testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, gli atti amministrativi rispondono a regole e principi di legittimita'. Gli atti...