Obblighi e responsabilità dell'amministratore di condominio

• Autore: Vincenzo Nasini
• Pagine: 251-256

Intervento svolto al XIV Convegno del Coordinamento legali della Confedilizia tenutosi a Piacenza l'11 settembre 2004.

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@1. Modalità e contenuto dell'obbligo di custodia dei documenti condominiali: dell'obbligo di consegna di questi al termine dell'incarico.

La normativa civilistica sul condominio non contiene alcuna espressa statuizione con specifico riferimento né ai criteri che l'amministratore deve seguire nella gestione né all'individuazione dei documenti di cui debba curare la formazione e la conservazione.

Un obbligo di tenuta dei registri e delle scritture condominiali può desumersi dall'ultimo comma dell'art. 1136 laddove si dice che il verbale delle deliberazioni assembleari deve essere trascritto in un registro tenuto dall'amministratore.

Ai di là di tale disposizione bisogna far riferimento ai principi generali in forza dei quali in ogni amministrazione debbono esistere almeno ai fini della resa del conto, delle scritture nelle quali siano registrati gli atti di gestione e i relativi documenti giustificativi.

Quali sono dunque i documenti che l'amministratore deve «tenere» cioè conservare?

In sintesi rammentiamo oltre al registro delle deliberazioni assembleari, il registro delle entrate e delle uscite, il libro giornale, le pezze giustificative e d'appoggio e tutta la documentazione fiscale, i registri dei condomini, nonché l'inventario delle parti comuni e gli schemi degli impianti utili ai fini di eventuali interventi manutentivi, nonché tutta la documentazione connessa all'adempimento di tutti quegli obblighi fiscali e di sicurezza che la normativa di volta in volta impone ai condomini e per essi ai rispettivi amministratori.

L'amministratore è custode dei documenti ricevuti dal mandante e di quelli acquisiti in nome e nell'interesse dello stesso durante la gestione è perciò tenuto a conservarli con la diligenza propria dell'incarico ed è responsabile della loro integrità.

In caso di smarrimento o perimento della documentazione condominiale l'amministratore può essere chiamato rispondere delle conseguenze dannose che da tali eventi derivino al condominio basti pensare ad eventuali richieste di pagamento formulate da fornitori o prestatori d'opera alle quali il condominio non sia in condizione di opporre documentazione liberatoria a causa dell'indisponibilità delle pezze d'appoggio smarrite o comunque mancanti.

Estinto il rapporto per nomina di altro amministratore ovvero per revoca o dimissioni, l'amministratore uscente deve restituire l'intera documentazione a sue mani.

Tale obbligo trova la sua fonte nel disposto dell'art. 1713 c.c. secondo il quale «il mandatario deve rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato».

Ne consegue che l'amministratore non può rifiutare la riconsegna neppure in considerazione del mancato pagamento di somme eventualmente da lui anticipate per il condominio.

Va rilevato in proposito, in primis, che non può essere invocato il disposto dell'art. 2761 del codice civile.

Se è vero infatti che questa norma stabilisce che i crediti derivanti dall'esecuzione del mandato hanno privilegio sulle cose del mandante che il mandatario detiene per l'esecuzione del mandato, è altrettanto vero che il privilegio speciale attinente il mandato riguarda beni suscettibili di realizzazione economica e in quanto tale non è applicabile ai documenti che non presentano certo tale requisito.

D'altro canto la Corte Suprema ha ripetutamente statuito che non possono essere invocati il disposto dell'art. 1460 c.c. e il principio inadimplenti non est adimplendum e che quindi l'amministratore del condominio alla scadenza del suo mandato non può pretendere di trattenere i documenti fino al rimborso delle somme anticipate per conto del condominio, stante l'assenza di corrispettività e di interdipendenza traprestazioni originate da titoli diversi (Cass. civ., 3 dicembre 1999, n 13504).

Ne consegue che deve ritenersi tardiva la consegna della documentazione eseguita solo a seguito dell'ordine del Giudice adito dal condominio ex art. 700 c.p.c. (Trib. Milano 5 novembre 1992).

Detto degli originali della documentazione v'è da chiedersi se l'amministratore uscente sia legittimato ad estrarre e trattenere presso di sé copie fotostatiche dei documenti trasmessi al nuovo in sede di passaggio delle consegne.

A nostro avviso deve darsi risposta negativa anche a questo quesito, anche in considerazione delle norme sulla tutela della privacy che vengono a trovare pieno vigore nel momento in cui chi deteneva legittimamente dati personali del mandante in funzione del suo incarico, non rivestendo più la qualità di mandatario ha perso ogni titolo per conservarli presso di sé e a fortiori per farne una qualsiasi utilizzazione a proprio favore o peggio a favore di terzi.

@2. Obblighi e responsabilità dell'amministratore con riguardo alle assemblee condominiali.

2a. Obbligo di convocazione degli aventi diritto a partecipare all'assemblea: il caso dei titolari di diritti parziari; il caso dei conduttori.

L'art. 1136 c.c. al quarto comma indica come requisito indispensabile per la valida costituzione dell'assemblea la convocazione di tutti i condomini.

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Conditio sine qua non per avere diritto ad essere convocati e a partecipare all'assemblea è quindi la qualità di condomino.

Ma in concreto, quali soggetti deve convocare l'ammininistratore?

Va rilevato in primo luogo che con il termine «condomino» si intende il proprietario intestatario del piano o della porzione di piano di un edificio in condominio.

Non ha rilevanza quindi l'esistenza di un atto pubblico di trasferimento della proprietà di una parte dell'edificio, ma di un negozio effettivamente traslativo di tale diritto anche se concluso per mezzo di semplice scrittura privata (Cass., 23 febbraio 1974, n. 299).

Da ciò consegue che l'avente causa di un condomino ha diritto di partecipare alla gestione della cosa comune e quindi all'assemblea anche se non ha trascritto il proprio atto di acquisto (Cass., 13 gennaio 1965, n. 66).

In relazione all'ipotesi che un bene formi oggetto di comunione pro indiviso, la Corte Suprema ha chiarito, in primis, che dal disposto dell'art. 67 disp. att. c.c. secondo il quale quando una cosa appartiene pro indiviso a più persone esse hanno diritto a un solo rappresentante, non deriva affatto come conseguenza che per la valida costituzione dell'assemblea sia sufficiente la convocazione di uno solo dei comproprietari, essendo invece necessario che tutti siano convocati.

Attenuando la rigidità di questo principio la Corte ha peraltro precisato che la validità della convocazione di un comproprietario può evincersi anche dall'avviso dato all'altro comproprietario qualora ricorrano circostanze gravi precise e concordanti (Cass., 9 gennaio 1998, n. 138) tali da far ritenere che il secondo abbia reso edotto il primo della convocazione stessa.

È il caso ad esempio dei coniugi in regime di comunione...