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@I. Circolare 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27, dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione: Art. 17 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513: utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni (Gazzetta Ufficiale Serie gen. - n. 47 del 26 febbraio 2001).

1. Premessa.

   Com'è noto, l'art. 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, ha introdotto il principio secondo il quale «gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati».

   L'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, ha, poi, riconosciuto validità e rilevanza, a tutti gli effetti di legge, agli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, demandando a «specifici regolamenti», da emanarsi ai sensi dell'art. 17, comma 2, della legge n. 400/1988, la definizione dei criteri e delle modalità di applicazione della norma.

   Con decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, è stato emanato il «Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici».

   I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni debbono essere formati e conservati secondo le regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione con deliberazione n. 51/00 del 23 novembre 2000, emanata ai sensi dell'art. 18, comma 3, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 513/1997.

   L'art. 17 del richiamato decreto prevede che le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle chiavi di cifratura pubbliche di propria competenza, nel rispetto di quanto prescritto dall'art. 8, in materia di certificazione, sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati, e delle regole tecniche di cui all'art. 3.

   L'art. 16, comma 1, dell'allegato tecnico al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale dei «documenti informatici» ai sensi dell'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 513/1997, ha determinato le modalità di presentazione della domanda di iscrizione nell'elenco pubblico dei certificatori di cui all'art. 8, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513; l'art. 62 dello stesso allegato definisce le regole tecniche per la certificazione da parte delle pubbliche amministrazioni.

   Ciò premesso e con riferimento alle norme citate, le pubbliche amministrazioni possono:

   a) ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti informatici di rilevanza esterna: svolgere in proprio l'attività di certificazione di cui all'art. 8 del decreto 10 novembre 1997, n. 513, ma limitatamente ai propri organi ed uffici ed hanno l'obbligo di iscriversi nell'elenco pubblico dei certificatori, predisposto, tenuto e aggiornato a cura di questa Autorità per l'informatica, secondo le modalità indicate al successivo punto 2, attenendosi alle regole tecniche di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999; rilasciare certificati di firma digitale relativi ai propri organi ed uffici, avvalendosi dei servizi offerti dal centro tecnico o dai certifiatori iscritti nell'elenco di cui sopra, acquisiti nel rispetto della vigente normativa in materia di contratti pubblici; in questo caso non vi è obbligo di iscrizione nel citato elenco pubblico;

   b) per la sottoscrizione di documenti informatici di rilevanza interna: rilasciare ai propri organi ed uffici firme elettroniche certificate secondo regole tecniche diverse da quelle di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999;

   c) per la formazione e la gestione di documenti informatici per i quali non è prevista la sottoscrizione: utilizzare sistemi elettronici di identificazione e autenticazione che l'amministrazione, nell'ambito della propria autonomia organizzativa, ha ritenuto di adottare.

2. Attività di certificazione ed iscrizione nell'elenco pubblico dei certificatori.

   Le pubbliche amministrazioni che intendono svolgere l'attività di certificazione di cui all'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, nel rispetto di quanto stabilito dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 devono inoltrare all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, domanda di iscrizione nell'elenco pubblico di cui all'art. 8, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, secondo le modalità che qui di seguito si espongono e che sono disponibili anche sul sito Internet dell'AIPA www.aipa.it.

   2.1. Formalità con le quali deve essere predisposta la domanda e documentazione richiesta.

   La domanda, sottoscritta dal rappresentante legale dell'amministrazione, in plico chiuso con evidenza del mittente e con l'indicazione: «domanda per l'iscrizione nell'elenco dei certificatori», va indirizzata e fatta pervenire all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, via Isonzo, 21/b - 00198 Roma.

   La consegna può avvenire tramite servizio pubblico o privato, oppure a mano, nei giorni compresi tra il lunedì e il venerdì al seguente orario: dalle ore 9 alle ore 13 e dalle ore 15 alle ore 17. In quest'ultimo caso verrà data formale ricevuta di consegna del plico.

   La domanda e i documenti prodotti dal richiedente, vanno predisposti utilizzando un sistema di elaborazione testi di larga diffusione. Un supporto informatico, contenente tale testo, con l'eccezione del piano per la sicurezza, va allegato alla domanda, insieme alla stampa, in duplice copia, del contenuto del supporto stesso.

   La domanda deve recare: l'indicazione e la sede dell'amministrazione; l'organo che ne ha la rappresentanza legale; l'elenco dei documenti allegati. È opportuno che vengano indicati il nominativo della persona cui far riferimento, anche per le vie brevi, e le modalità per contattarla (numeri telefonici, telefax, telex), ai fini di una sollecita definizione delle eventuali problematiche che richiedessero chiarimenti di minore importanza.

   Alla domanda vanno allegati:

   a) copia della certificazione di qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti cui all'art. 8, comma 3, lettera d), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999;

   b) dichiarazione di piena disponibilità a consentire accessi presso le strutture dedicate alle operazioni di certificazione, da parte di incaricati dell'AIPA, per la verifica del mantenimento della rispondenza ai requisiti tecnico-organizzativi di cui alla documentazione allegata alla domanda;

   c) copia del manuale operativo;

   d) copia del piano per la sicurezza;

   e) una relazione sulla struttura organizzativa;

   f) dichiarazione di impegno a comunicare tempestivamente all'AIPA ogni variazione significativa delle soluzioni tecnico-orga-Page 350nizzative adottate, fermo restando quanto prescritto dall'art. 18 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.

   2.2. Requisiti tecnico-organizzativi da documentare.

   2.2.1. Manuale operativo.

   Il manuale operativo va strutturato in modo tale da essere integralmente consultabile per via telematica, come prescritto dall'art. 45, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.

   Il manuale deve contenere almeno le seguenti informazioni:

   a) dati identificativi del certificatore;

   b) dati identificativi della versione del manuale operativo;

   c) responsabile del manuale operativo;

   d) definizione degli obblighi del certificatore, del titolare e di quanti accedono per la verifica delle firme;

   e) definizione delle responsabilità e delle eventuali limitazioni agli indennizzi;

   f) tariffe;

   g) modalità di identificazione e registrazione degli utenti;

   h) modalità di generazione delle chiavi;

   i) modalità di emissione dei certificati;

   j) modalità di sospensione e revoca dei certificati;

   k) modalità di sostituzione delle chiavi;

   l) modalità di gestione del registro dei certificati;

   m) modalità di accesso al registro dei certificati;

   n) modalità di protezione della riservatezza.

   2.2.2. Piano per la sicurezza.

   Il documento contenente il piano per la sicurezza, in quanto coperto da riservatezza, deve essere racchiuso in una busta sigillata, all'interno del plico contenente la domanda, con evidenza dell'amministrazione e l'indicazione «Piano per la sicurezza - versione del ... (data)».

   Il piano...