Vademecum del garante per la protezione dei dati personali

Pagine:119-123
 
ESTRATTO GRATUITO
119
PRATICA pra
Arch. loc. e cond. 1/2014
Vademecum del garante per la protezione
dei dati personali
Il condominio e la privacy
Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio tra la tra sparenza della ge-
stione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo
n.196/2003).
Le diverse informazioni - sugli inquilini, sui con dòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi
- contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportuna-
mente trattate, potrebbero rivelare informazio ni anche delicate sui vari abitanti del palazzo.
Per questo motivo il Garante per la protezione dei dati personali ha predisposto questa breve guida, anche alla luce
della recente riforma ap provata dal Parlamento (legge n. 220/2012, re cante “Modifiche alla disciplina del condominio
negli edifici”, in vigore dal mese di giugno 2013), con riferimenti pratici e regole di comporta mento per il corretto uso
dei dati personali nel condominio.
L’Autorità rimane a disposizione per esaminare specifiche tematiche di una disciplina vasta e in continua evoluzione.
Chi desidera approfondire gli aspetti giuridici in materia di protezione dei dati personali accennati in questa guida o
cerca riferimenti puntuali sugli adempimenti previsti in tema di condominio può consultare anche l’ap posita documen-
tazione e i provvedimenti pubbli cati sul sito www.garanteprivacy.it
L’amministratore
L’amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?
L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condo miniale con la ri-
servatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei
dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuen dogli uno specifico ruolo in
materia di privacy.
Quali sono i dati personali che nell’ambito dell’amministrazione del condominio possono essere trattati?
Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e ammi-
nistrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della
convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulte-
riori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere tratta ti, invece, dati che non siano correlati
ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai
partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli car tacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di
condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde
sempre la segreteria”. Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante
non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri
diritti riconosciuti dal Codice della privacy.
L’amministratore puo’ utilizzare i numeri di telefono o gli indirizzi e-mail dei condomini?
I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già
indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio
consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con
particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può es sere opportuno in casi di necessità ed urgenza (so-
prattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività
ordinarie e non possono essere comunicati a terzi.
Si possono trattare dati sanitari o altri dati sensibili dei condòmini?
Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consen-
tito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministra zione del condominio. A titolo esemplifi-
cativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barrie re architettoniche”
che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile, al fine di acquisire informazioni sulle persone che
presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di
persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali. In questi casi devono comunque essere adottate adeguate
cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.
L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del condominio?
Per prevenire illecite comunicazioni e diffu sioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documen-
tazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di
videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate

Per continuare a leggere

RICHIEDI UNA PROVA