SYDONI Système de documentation notarlale informatique

• Autore: Henriette Mignot/Pierre Paul Cleies
• Pagine: 123-146

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@Introduction

Face à l'infiation legislative et règlementaire, pouf permettre aux 6.300 notaires et à leers 40.000 ctercs de dresser annuellement, en toute sécurité pour eux-mèmes et pour leers clients, les- 4 millions de contrats établis sous leur responsabilité, représentant 20 millions de formalités et réalisant la mutation de 400 milllards de valeurs de nos francs actuels, le Notarlaty le premier parmi les professloes juridiques, s'est préoccupé de mettre en place des structures et de les doter en moyens, -

C'est ainsi qu'en 1962 t été créé le CRIDON de Lyon ¹ suivi de peu par la création des CRIDON de Paris, Olle, Bordeaux et Nantes². Ces orga-nismes ont pour but soit de fournir aex notaires la documentation « brute » dont ils ont besoin pour régler eux-mèmes un dossier, soit, grice à leurs spécialistes et à leur documentation, d'étudier et de proposer aux notaires une .solution pour les cas qui leur sont soumis. Les cieq CRiDON répondent ainsi, chaque année, à 25.000 questions écrites, téléphoniques ou verbales» En outre, ils organiselit un grand nombre de conférences de formation, diffusent des brochures et participent à la préparttion des congrès.

Pour ètte à mime de remplir ces tlches, une documentation complète, à jour, facilement accessible, leur est indispensable. Les procédés techniques appropriés furent donc trouvés et mis en oeuwte.

Henriette Mignot: Secretaire'generale-du CRIDON, - Pierre Paul Cledes: Attaché au Service Documentation pour le Système SYDONLPage 124

À l'origine, les CRIDON utilisèrent les systèmes à - sélection visuelle SELECTO et KEYDEX ou des trieuses électro-mécaniques. Depuis le Congrès des Notaires de Grenoble en 1968 ³le CRIDON de Lyon fut càargé d'examiner la possibili té d'un' trai temetti de la documentation par ordi-nateur.

Une étude fut entreprise avec le coocours de PIMÀG ⁴, n faut rappeler qu'à Fépoque,' aucun des logiciels dispoeibles ne permettali de régler de manière satisfaisante les problèmes de la docomentation juridique automa-tique. Elle aboutit à la réalisation de programmes originaux, connus sous le nom de système SYDONI⁵, congus sur la configuration madrine de cet Institut réunissant un IBM 360.40 .et un IBM 360.67 et écrits en PL1 et' coboi L'IMÀG, Centee de recherches, ne pouvait assurer une exploitation commerciale. La Sla⁶fut donc chargée de la transcription en fortran et en assemblei», des programmes écrits en PL1, en vue de leur gestion sur un Control Data 6600⁷, Un démonstration publique put avoir lieu en 1972.

Simultanément, une recherche sur l'important problème des mises à jour était menée avec le concours de la delegation' a l'infoimatique,

Forts de ces premières expériences, à la lumière des réalisatloe franaises et étrangères qui se multipllaient, compte teeu des produns programmes dès lors disponibles chez les constructeurs, des études complèmentaires et des tests comparatifs furent menés, tant au plan technique -que sous Pangle économique, en vue du fonctionnement de SYDONI au moyen de ces nouveaux programmes, Ils aboutirent tu choix de SUMER (MISTRÀL).

Parallèlement, et dans l'attente de l'aboutissement de ces travaux visant à la réalisation dfun système de rechercbe documentaire de haut nivetu, le CRIDON de Paris mettait en place provisoirement en 1974 un système plus simple appelé SERlaTON⁸.

Le 5 juillet 1976, le Conseil Supérieur du Notarlat, prèside par Me Chaine, notaire à Lyon, ratifiait le càoix fait précédemment, par la signature d'un contrai avec la CISI⁹, Ce contrat doit assurer l'exploitation du système SYDONI par les programmes SUMER (EURINFOR).Page 125

Outre les performances techniques, le systèrne SYDONI vise surtout à réaliser la meiUeure documentation possible en. réunissant les fonds docu-mentaites des cinq CRIDON et du Comité de Contentieux du ConsciI Supérieur du Notarlat. Les fichiers documentalres actuels font Pobjet d'une révision approfondie par les spécialistes de chaque matière avant leur mise au formai et leur inserticiI dans la base. Une montée en charge progressive est prévue jusqufen 1978, époque où le système deviendra opérationnel pour l'ensemble de la base et pour tout le Notarlat.

Nous prèseli terons. donc le système SYDONi sous trois aspects:

1) la constitution du fonds documentaire;

2) le fonctionnement du système;

3) les moyens techniques mis en oeuvre.

@1 Constitution du fonds documentaire

10 Composition du fonds documentaire

100. Exhaustivité ou séledion

L'exhaustivité de la documentation garantn la sécurité et Pobjectivité, mais elle est d'un coùt éleve pour la mise en mémoire, le stockage et le temps de tri. De plus, elle est source de « bruit » car des documents inutiles peuvent alourdir une réponse.

Si l'exllaustivité peut è tre la règie pour un insti tu t de recherche scientifi-ques, pour un centre à clientèle très diversifiée, ou au contraire pour un organisene étroitement spéciallsé, les CRIDON ont opté pour la séledion, car le but de SYDONI est de répondre aux besoins des nolaires. Dès l'origine, toute preoccupaticiI historique» statistique ou sociologique était donc exclue; il s'agissait d'une clientèle telativement homogène mais dont la vocation est celle de praticien généraliste du dron; le notaire veut con-naitre Pétat du droit positif pour régler une situaticiI donnée.

La documentation ne pouvait donc pas ètre limitée à un type d'informa-tion legislative (loi, décrét, arrèté) ou jurisprudentielle (telle ou telle juridico) mais devait couvrir Vensemble des sources du dron. Dans la pra-tique quotidienne, une réponse ministérielle, uoe circulaire administrative, la décision d'une juridiction de lère instance? sont plus difficiles à trouver qu'un article du Code civil et sont souvent plus utiles pour finterprétation d'un texte nouveau ou au regard des exigences administratives,

De méme, on ne pouvait cantonner le fonds à une seule matière, car la complexité des affaires oblige à envisager les cas sous leurs multiples aspects.Page 126

101. Sources et matières retenues

Partant de ces observations» les documents du fonds, constltué depuis 1962, à partir du dépouillement quatidien de plus de 100 revues- dont certalnes sont totalement mémorisées, trouvent leur source dans:

- l'ensemble des iexies: lois, décrets, arrétés ministériels ou préfecto-raux, circulaires, conventions, età;

- toutes les furidictions: Cours de Cassation, Cours d'Appel, Tribunaux de Grande Instance, Tribunaux d'Instance, Tribunaux parltaires, Tribunaux de-commerce, etc;

- les réponses ministérielles du Sénat ou Assemblee Nationale; - les articles de doctrine- les formules d'actes; -- les consultations.

Ils concernent les matières diverses du droit, spécialetnent le droit civil, commerciai, construction, admlnistratif, rural, fiscal, International prive, etc, mais les documents ne sont retenus dans ces matières ou dans ces sources que dans la tnesure où ils peuvent intéresser les notaires. C'est ainsi qu'en droit civil sont exclues les infractions concernant la. responsabili té au cas d'accident d'automobile.

Actuellement» la base documentaire est d'envkon 75.000 documents repré-sentant plus de 225.000' références bibllographiques.

11. Methode

110. Analyse

La sélection des documents est fai te par les spécialistes des CRIDON. Leur analyse est réalisée, sous leur contróle, par les doramelitalisfes; c'est la partie intellectuelle du travan documentaire qui comporte la rédaction d'un'résumé et le choix des mots d'indexation.

1100, Le résumé

Les documents font Pobjet d'un résumé dont Pobjet est de préciser, en langage dair, le problème dont traite le document. Les résumés ne sont pas directement inierrogeables, mais permettent, à première lecture, d'eli-miner dans les réponses des documents non entièrement pertinents et d'éviter ainsi d'tvoir à se reporter aux documents de base correspondants.

La iongueur des résumés est limitée à 28 lignes de 60 caractères,

1101. L'indexation

On oppose souvent texte integrai (full text) et indexation. Or, dans le procède d'enregistrement du texte integrai, le fichier inverse ne comporte que les mots significadfs à Pexclusion des mots « vides ». Dans une indexa-Page 127 tion, tous les.fnots significatifs du.. texte coesidéré sont retenus, Dtns les deux procédés, il faut expliciter les hotions impncites.

Les deux méthodes reposent sur rutilisation des mots; il n'y a donc pas entre elles de diffétence fondamentale de nature mais plutòt de technique.

Dans un systèrne d'indexation, le problème du vocabulaire doit ette résolu à Fentrée alors qu'ee texte integrai, il est traité à la sorde ¹⁰.-

Le systèm e SYDONI re pose sur le principe de l'indexanon.

Chaque document est lodexé par une suite de descripteurs, en ciair, qui serviront de principaux moyens de recherche.

En movenne, chaque document comporte une douzaine de descripteersf formant abstrat, auxquels il y a lieu d'ajouter les clés d'accès du format.

111. Le formai

En effet, il importe 'de pouvoir re trouver les documents par de nombeeu-ses clés d'accès et de les décrire aussi précisément que possible. Le format des fiches comporte donc des zones de caractère objectif certaines interrogeables, d'autres non,

1110. Les zones inierrogeables

11100. Le numero du document n est compose de 11 chiffres.

Les deux premiere chiffres indiquent le centre émetteur; les 7 suivants, le numero' du document; les 3 derniers? les numéros de sous-documents qui permettent l'établissement de fiches de synthèse des documents qui ' traitent d'un mètne problème. .

11101. La date du document

La date sécrit dtns Tordre: années, mois, jour» ex.: 76/10/22.

Ce critère de recherche est particulièrement utile pour les mises à jour, pour une recherche limi tèe dtns le temps ou pour trouver rapidement un document connu dont on voudrait les références.

11102. La nature du documenta c'est-à-dire sa grande rubrique: texte, jurisprudence, doctrinel répoese ministérielle formule consultation.

11103. À Fintérieur de chaque rubrique sont indiqués à titre de...