CIRCOLARE 28 dicembre 2001 - Art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 - Monitoraggio dei contratti di grande rilievo per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa dei sistemi informativi automatizzati

Ai responsabili dei sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni destinatarie del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e, per concoscenza

Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie Al Consiglio di Stato All'Avvocatura generale dello Stato Alla Ragioneria generale dello Stato Alla Corte dei conti 1. Premessa.

L'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.

39, prevede il monitoraggio dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come "contratti di grande rilievo", e la possibilita' da parte delle amministrazioni di affidarne l'esecuzione a societa' specializzate, fra le quali quelle incluse in un apposito elenco predisposto dall'autorita', a condizione che non risultino collegate con le imprese parte dei contratti, ai sensi dell'art. 7 della legge 10 ottobre 1990, n. 287.

I risultati dei monitoraggi fin qui effettuati hanno messo in luce un generale sottodimensionamento delle strutture di governo delle amministrazioni e la forte carenza di risorse umane con specifica competenza.

Con la circolare presente, che sostituisce quella 5 agosto 1994, n.

AIPA/CR/5, l'Autorita' intende

precisare i compiti e le responsabilita' riferiti all'azione di monitoraggio e alla verifica dei contratti informatici, dando evidenza alla funzione di direzione dei lavori; consentire il monitoraggio riguardo all'intero ciclo di vita della fornitura; ridefinire i contratti di grande rilievo; ridefinire le cause di incompatibilita' per i monitori.

L'Autorita' provvedera' ad integrare in un testo unico sul monitoraggio e la verifica dei contratti informatici i contenuti di questa circolare e di quelle 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, e 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17. In attesa del testo unico le ultime due circolari rimangono in vigore per le parti non superate o emendate.

2. Definizioni.

   Ai fini dell'applicazione della presente circolare, si intende per

   amministrazioni, le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e gli enti pubblici non economici nazionali destinatari del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 (art. 1, comma 1); servizi ict, i servizi di information and communication technology, basati su tecnologie informatiche, non destinati alla produzione di beni materiali o immateriali, che vengono forniti per risolvere le esigenze di un committente relativamente alla progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati; contratti di grande rilievo, i contratti che

   abbiano un valore, al netto di IVA, superiore a 25 milioni di euro, ovvero, in caso di contratti con validita' pluriennale, superiore a 5 milioni di euro in media ogni anno e che, in entrambi i casi, prevedano una percentuale del valore uguale o superiore al 60% a copertura dell'erogazione di servizi ict e/o di attivita' di sviluppo software; si riferiscano a servizi che interessino la sicurezza dello Stato, la difesa nazionale, l'ordine e la sicurezza pubblica, lo svolgimento di consultazioni elettorali nazionali ed europee, ai sensi dell'art. 16, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, indipendentemente dalle dimensioni economiche sopra indicate; abbiano un rilevante impatto sotto il profilo organizzativo o dei benefici che si prefiggono di conseguire, indipendentemente dalle dimensioni economiche sopra indicate. A questo fine, l'Autorita' si riserva una valutazione di merito del progetto, in sede di richiesta di parere sullo schema di contratto, ex art. 8 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39; monitori interni all'amministrazione, i gruppi di monitoraggio interni alle amministrazioni, qualificati dall'Autorita' ad operare sui contratti informatici di pertinenza, sulla base dei criteri indicati nella circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, come modificati dalla presente; monitori esterni all'amministrazione, le societa' specializzate, fra le quali quelle qualificate dall'Autorita' sulla base dei criteri indicati nella circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, come modificati dalla presente, ai sensi dell'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39; contratti di monitoraggio, i contratti che affidano ad un monitore esterno un insieme di attivita' a sostegno dell'azione dell'amministrazione relativamente ad un contratto per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati.

3. Attivita' di monitoraggio dei contratti informatici.

   Il monitoraggio dei contratti informatici si articola in diverse azioni, specifiche di ogni fase del ciclo di vita della fornitura.

   Esse sostengono il responsabile dei sistemi informativi automatizzati, e in generale l'amministrazione, nella valutazione dell'impatto economico ed organizzativo, nel controllo dell'avanzamento dei progetti e nell'accertamento dei livelli di servizio e comprendono i seguenti cinque gruppi di attivita'

   1) realizzazione dello studio di fattibilita', per i cui obiettivi, contenuti e modalita' si rimanda inoltre alle "Linee guida per la realizzazione di studi di fattibilita'", pubblicate dall'Autorita' sul supplemento al n. 3 del 1997 del bollettino "Informazioni", disponibile sul sito www.aipa.it. Questa attivita' comprende

1. a) analisi del contesto normativo, organizzativo e tecnologico nel quale il contratto si inserisce; 1.b) progetto di massima della soluzione, articolato in

   analisi organizzativa dei processi dell'amministrazione sottoposti ad automazione o reingegnerizzazione, volta a valutare in particolare l'impatto sulle componenti non informatiche (normativa, flussi, organizzazione, personale, logistica); individuazione dei servizi ict e dei loro obiettivi, specifiche generali e requisiti; individuazione delle acquisizioni e realizzazioni di beni hardware e software da effettuare; piano di massima del progetto che individua

   struttura organizzativa, compiti e responsabilita'; quantita' e tipologia delle risorse da predisporre; programmazione temporale delle attivita' di realizzazione, piano dei rilasci e dei controlli che dovranno essere svolti nel corso del contratto; modalita' di gestione e controllo delle variazioni in corso d'opera; piano di massima della qualita' che identifica i contenuti e le attivita' di controllo della qualita' dei prodotti e servizi da richiedere al fornitore in fase di predisposizione dell'offerta, ai sensi dell'art. 7 della deliberazione dell'autorita' 9 novembre 2000, n. 49; 1.c) analisi del rischio dell'iniziativa, conseguente a

   dimensioni del contratto e complessita' gestionale; incertezza o variabilita' dei requisiti, con specifica attenzione alle esigenze di sicurezza; contenuto innovativo delle tecnologie; 1.d) analisi costi/benefici, effettuata ex-ante e in particolare

   individuazione e descrizione delle metriche e dei valori attesi per i benefici; stima delle principali voci di costo per quanto concerne sviluppo, esercizio, manutenzione, dismissione dei sistemi; correlazione tra obiettivi contrattuali, benefici attesi e investimenti necessari; 1.e) analisi economico-finanziaria, orientata alla predisposizione dei documenti per l'accesso a possibili fonti di finanziamento o cofinanziamento, costituite da programmi e fondi nazionali o comunitari; 1.f) strategia di acquisizione piu' conveniente in relazione a

   oggetto...