Notifiche e comunicazioni informatiche

• Autore: Maria Carla Giorgetti
• Carica: Professore straordinario nell'Università degli Studi di Bergamo
• Pagine: 109-143

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@1. L'utilizzo di strumenti informatici e telematici nel processo: primi approcci normativi alla materia

Nell'ambito del processo civile le cancellerie hanno l'onere di gestire una molteplicità di registri. Solo in materia civile ve ne sono moltissimi, tra cui ricordiamo i principali:

1. ruolo generale degli affari contenziosi civili;

   2 ruolo delle cause assegnate a ciascuna sezione;

3. ruolo delle cause assegnate a ciascun giudice della medesima sezione;

4. ruolo di udienza;

5. ruolo generale delle esecuzioni;

6. registro cronologico dei provvedimenti e degli atti originali;

7. registro degli incarichi conferiti e dei compensi liquidati ai consulenti tecnici, e presso le sezioni fallimentari:

8. registro dei fallimenti;

9. registro dei concordati preventivi;

10. registro delle liquidazioni coatte amministrative;

11. pubblico registro dei falliti.

    La tenuta di tali registri comporta un notevole dispendio di tempo, risorse e la necessità di prevedere un'accurata archiviazione, che spesso può risultare assai problematica anche per coloro che, per le più svariate ragioni, abbiano necessità di accedere ad atti già archiviati in quanto relativi a cause da tempo esaurite.

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    Per eliminare almeno in parte tali inconvenienti, fin dal 2000 si è iniziato a pensare alla progressiva informatizzazione della giustizia civile ordinaria: i primi risultati si sono visti con il d.m. n. 264 del 27 marzo 2000.

    Con tale decreto, sono state previste le norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari in modo informatizzato, nonché una serie di disposizioni tese ad uniformare in tutti gli uffici giudiziari la tenuta dei registri informatici: nelle intenzioni del Ministero della Giustizia, la tenuta informatica dei registri doveva diventare la regola e i supporti cartacei dovevano servire unicamente per consentire un graduale passaggio al nuovo sistema.

    Il d.m. 264/2000 prevedeva, altresì, che gli accessi alle informazioni telematiche contenute nei registri fossero regolamentate in modo particolarmente attento, al fine di evitare manipolazioni ed accessi non autorizzati a informazioni e dati anche non sensibili ma comunque riservati e tutelati dalla normativa sulla privacy¹; non si davano, tuttavia, disposizioni precise, in quanto si rinviava l'effettiva operatività del sistema all'emanazione delle specifiche regole procedurali.

    @2. Il d.p.r. 123/2001 e il d.m. 14 ottobre 2004

    La prima vera normativa in materia è stata introdotta dal d.p.r. 13 febbraio 2001, n. 123, rubricato "Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti".

    Composto di 19 articoli, il d.p.r. 123/2001 getta le basi dell'informatizzazione del processo, disponendo, altresì, che le norme in esso contenute trovano applicazione solo per i giudizi iscritti a ruolo dopo il 10 gennaio 2002; per tutte le cause iscritte a ruolo prima di tale data, pertanto, si applicheranno soltanto le norme previste nel codice di procedura civile e nelle relative disposizioni di attuazione.

    Va, tuttavia, precisato che l'informatizzazione del processo non comporta la totale sparizione della gestione "tradizionale" del processo, valePage 111 a dire con i fascicoli di parte e d'ufficio in forma cartacea: le due forme si affiancano e sono destinate a coesistere sino a che non sia effettivamente completata l'informatizzazione della giustizia.

    Appare peraltro ragionevole far coesistere la forma telematica e quella cartacea: al di là del fatto che costruire una rete complessiva comporta tempi notevolmente lunghi anche dal punto di vista tecnico, ma è del tutto intuitivo come un qualsiasi tipo di guasto nella rete informatica, o anche più semplicemente un sovraccarico della rete stessa, finirebbe per paralizzare totalmente l'attività degli uffici giudiziari e degli stessi operatori del diritto, se la documentazione processuale fosse disponibile unicamente per via telematica.

    Deve, ora, essere esaminato più a fondo quanto dispone il d.p.r. 123/2001.

    Viene qui creato il cd. "sistema informatico civile", definito tecnicamente come "il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l'amministrazione della giustizia tratta il processo civile" (art. 2, co. 1, lett. f), d.p.r. 123/2001). Tale sistema è strutturato con modalità che assicurano:

    - l'individuazione dell'ufficio giudiziario e del procedimento;

    - l'individuazione del soggetto che inserisce, modifica o comunica l'atto;

    - l'avvenuta ricezione della comunicazione dell'atto;

    - l'automatica abilitazione del difensore e dell'ufficiale giudiziario, vale a dire tutti quei dati che siano a prima vista riconoscibili sul supporto cartaceo.

    Per ragioni di sicurezza, ovviamente, non tutti possono accedere al sistema informatico civile: il d.p.r. 123/2001 prescrive che ad esso possano accedere soltanto i difensori delle parti e gli ufficiali giudiziari, per le attività di propria competenza.

    Tutti gli atti e provvedimenti del processo possono essere formati, oltre che su supporto cartaceo, anche per via telematica, e in tal caso prendono il nome di "documento informatico", da sottoscrivere con firma digitale².

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    Se non è possibile sottoscrivere i documenti informatici con firma digitale, gli atti e i provvedimenti vengono redatti o stampati su supporto cartaceo, sottoscritti nel modo ordinario e allegati al fascicolo cartaceo; la copia informatica sarà invece allegata al fascicolo informatico.

    Dove non è espressamente prevista la sottoscrizione del documento informatico con la firma digitale, ne tiene luogo l'indicazione del nominativo del soggetto procedente, prodotta sul documento dal sistema automatizzato: in questo modo ogni e qualsiasi documento informatico è sempre chiaramente attribuibile ad un determinato soggetto.

    Il d.p.r. si sofferma, poi, a dettare regole particolari per ciascuno degli atti e provvedimenti del processo; in ordine:

    - art. 5: processo verbale. Anch'esso può essere redatto come documento informatico ed è sottoscritto con firma digitale da chi presiede l'udienza e dal cancelliere; nei casi in cui è richiesto, anche le parti e i testimoni appongono la propria firma digitale. Laddove non sia possibile procedere alla sottoscrizione con firma digitale, si ricorrerà ancora una volta al supporto cartaceo;

    - art. 6: comunicazioni e notificazioni, sulle quali ci soffermeremo più oltre;

    - art. 9: costituzione in giudizio e deposito. La parte che procede all'iscrizione a ruolo o alla costituzione in giudizio per via telematica trasmette con lo stesso mezzo i documenti probatori come documenti informatici o le copie informatiche dei documenti probatori su supporto cartaceo;

    - art. 10: procura alle liti. È fatto obbligo al difensore, nel caso di costituzione per via telematica, di trasmettere la copia informatica della procura eventualmente conferita su supporto cartaceo, asseverata come conforme all'originale mediante sottoscrizione con firma digitale;

    - art. 11: nota di iscrizione a ruolo, che può essere trasmessa per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale oltre che nelle forme tradizionali;

    - art. 15: la relazione del C.T.U. può essere depositata, oltre che in forma cartacea, anche come documento informatico sottoscritto con firma digitale. Per quanto concerne i documenti allegati alla relazione, possono essere depositati in forma di documento informatico sottoscritto con firma digitale oppure in copia informatica se gli originali sono stati prodotti su supporto cartaceo (ma in tal caso è fatto obbligo al consulente di depositare in cancelleria gli originali senza ritardo, e in ogni caso prima dell'udienza successiva alla scadenza del termine per il deposito della relazione);

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    - art. 16: trasmissione dei fascicoli: la cancelleria è tenuta, prima di trasmettere il fascicolo d'ufficio, a verificare che il contenuto del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo sia presente nel fascicolo informatico, al fine di garantire sempre ed in ogni momento la piena corrispondenza tra entrambi i fascicoli;

    - art. 17: trasmissione della sentenza, da effettuarsi secondo modalità tese ad assicurarne l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.

    È inoltre previsto che il fascicolo d'ufficio sia redatto su supporto informatico, ma è bene precisare che la redazione su supporto informatico non elimina in alcun modo l'obbligo, per la cancelleria, di predisporre anche il fascicolo cartaceo: dunque, non è possibile che il fascicolo d'ufficio sia cartaceo od informatico, ma deve essere cartaceo ed informatico (art. 12, co. 3, d.p.r. 123/2001).

    Il fascicolo informatico deve essere formato secondo quanto disposto dall'art. 36 delle disposizioni di attuazione del Codice di procedura civile ed ha la stessa numerazione del fascicolo cartaceo; al suo interno deve inoltre trovarsi l'indice dei documenti conservati solo nel fascicolo cartaceo, in modo da facilitare la consultazione dell'uno e dell'altro fascicolo.

    Nel fascicolo informatico devono, inoltre, essere acquisite, ad opera della cancelleria, le copie informatiche dei documenti probatori prodotti o acquisiti su supporto cartaceo, salvo che essi superino le 20 pagine: in tal caso, l'operazione è ritenuta dal legislatore eccessivamente onerosa. Riesce dunque facile intuire che le parti che intendano supportare le proprie argomentazioni con documenti assai ponderosi devono avere cura di farne anche una copia su supporto informatico, in modo che tali documenti possano essere conservati nel fascicolo informatico.

    L'art. 19, ultimo co., del d.p.r. 123/2001 prevedeva che entro il 30 ottobre 2001 si dovesse adottare un ulteriore decreto contenente le regole tecnico-operative per il funzionamento e la gestione del sistema informatico civile, per l'accesso dei difensori e degli ufficiali giudiziari e le regole tecnico-operative relative alla conservazione e...