Dall'ufficio giudiziario informatizzato al processo civile telematico

Autore:Paolo Guidotti
Carica:Primo ricercatore presso l'Istituto di Teoria e Tecniche dell'Informazione Giuridica del CNR
Pagine:351-370
RIEPILOGO

1. L'nformatizzazione della giustizia. 2. L'informatizzazione delle cancellerie civili. 3. L'attività del giudice. 4. Il progetto Polis. 5. L'evoluzione del documento informatico. 6. Il contesto normativo alla fine degli anni Novanta. 7. Il contesto culturale ed altre esperienze alla fine degli anni Novanta. 7.1. I sistemi informativi dei tribunali. 8. Il processo civile telematico.

 
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@1. L'nformatizzazione della giustizia

In questo articolo si vuol ripercorrere la varie tappe che hanno condotto alla realizzazione del processo telematico, cercando di evidenziare come le necessità dei magistrati, le risposte della tecnologia e la legislazione relativa alla validità legale dei nuovi strumenti si siano evoluti nel tempo.

L'informatizzazione della Giustizia si è sviluppata in tre direzioni, documentaria, gestionale, processuale.

Quanto al primo aspetto, basti ricordare il CED della Corte suprema di Cassazione con la sua banca dati giuridica Italgiure-Find, che raggiunge capillarmente tutti gli uffici giudiziari ed offre un servizio insostituibile agli operatori giuridici tramite la sua connessione ad Internet.

In relazione al secondo, l'informatizzazione degli uffici giudiziari inizia nella seconda metà degli anni settanta e trova un momento di riflessione scientifica nel corso del II Congresso internazionale organizzato nel 1978 dal CED della Cassazione intitolato "L'informatica giuridica al servizio del paese" che dedica una sessione specifica all'informatica giudiziaria1.

All'inizio degli anni Ottanta vengono lanciati da parte dell'allora Ministero di Grazia e Giustizia i primi progetti pilota di automazione delle cancellerie civili, basati su database strutturati. Questi software realizzavano, ma non sostituivano, i registri cartacei mantenuti dai cancellieri, infatti la legislazione ancora non permetteva la completa sostituzione deiPage 352 registri cartacei: la stampa dei registri informatici veniva timbrata e vidimata in ogni singola pagina e questa stampa aveva valore legale.

Questi progetti e quelli successivi, fino alla fine degli anni Novanta, si limitavano a considerare l'automazione di una parte soltanto di un più ampio procedimento, riducendo al minimo le possibilità di una reale innovazione e di un miglioramento di efficienza. Infatti, per giungere al processo telematico, è necessario considerare sistemi di automazione in cui l'informatizzazione dei vari settori si integra e si completa. Limitarsi a considerare l'automazione di una parte soltanto di un più ampio procedimento, riduce al minimo le possibilità di una reale innovazione e di un miglioramento di efficienza. Questa integrazione, inoltre, deve essere pensata non solo a livello di singolo ufficio, ma pianificata a livello centrale.

La possibilità di informatizzare completamente i flussi informativi è divenuta concreta con il rapido sviluppo tecnologico, ma anche con la sperimentazione portata avanti nei vari centri pilota che hanno permesso di focalizzare i problemi e fatto nascere nuove necessità altrimenti non evidenti. Da questo punto di vista è particolarmente importante il progetto Polis che ha costituito l'anello di congiunzione tra lo sviluppo delle banche dati testuali, l'attività decisionale del magistrato e l'informatizzazione delle cancellerie.

Riveste, inoltre, particolare importanza per i successivi sviluppi l'attività dell'allora ministro Bassanini e la costituzione dell'AIPA che nel finire degli anni Novanta ha portato all'equiparazione del documento informatico e del documento cartaceo, aprendo la strada alla normativa che è alla base del processo telematico.

L'ultimo stadio dell'informatizzazione, quello processuale, inizia con il d.p.r. 123/2001 che introduce il processo telematico.

@2. L'informatizzazione delle cancellerie civili

Per comprendere appieno l'impatto prodotto dall'introduzione dell'informatica nelle cancellerie, portata avanti dal Ministero di Giustizia agli inizi degli anni Ottanta vale la pena soffermarsi su come era organizzato, ed in alcune sedi ancora lo è, il lavoro nei tribunali civili.

Il corso del processo civile per quanto riguarda sia l'attività degli uffici che quella delle parti è regolato dalle norme del Codice di Procedura Civile. È opportuno, però, notare che esso non influenza, specificamente, l'organizzazione degli uffici, che d'altra parte è stata, storicamente, deli-Page 353neata in riferimento alle peculiari caratteristiche del dato cartaceo. Come afferma Miele2: "L'attuale organizzazione del lavoro è intimamente condizionata dalle due caratteristiche principali del dato cartaceo: cioè dalla sua sostanziale immodificabilità e dalla impossibilità di rendere disponibile il dato se non in stretta prossimità del luogo fisico ove si trova l'archivio che lo contiene. Queste due caratteristiche comportano la inderogabile necessità di procedere ad una duplicazione del dato stesso ogni qual volta sia necessario rendere disponibile l'informazione in un luogo diverso da quello ove si trova l'archivio, ovvero si debba disporre del dato in una forma diversa da quella in cui fu originariamente creato (per selezione, formato)".

La situazione è molto diversa quando si disponga di informazioni in forma digitale. I dati in forma digitale, infatti possono essere ordinati, selezionati o visualizzati in forme diverse senza necessità di duplicazione, possono essere inviati a distanza, garantendo l'autenticità dei dati stessi mediante la firma digitale, ed inoltre, anche quando siano necessarie operazioni di duplicazione, esse si realizzano in tempi infinitesimali rispetto alla duplicazione dei dati cartacei.

A scopo esemplificativo analizziamo brevemente i flussi informativi relativi al processo di cognizione. L'iter giudiziario viene avviato all'atto della costituzione dell'attore: il cancelliere, su presentazione della nota d'iscrizione a ruolo, iscrive la causa nel ruolo generale. L'iscrizione al ruolo generale contiene informazioni riguardo a: data di iscrizione, numero ruolo generale, tipo di procedimento, attore, convenuto, difensori, ecc. Molte delle informazioni contenute nel registro del ruolo generale dovranno essere duplicate negli altri registri obbligatori. Se si pensa che i registri di cancelleria del tribunale sono ben diciannove (art. 30 disp. att. cpc) ci si rende subito conto del lavoro di duplicazione necessario. Inoltre esistono altri registri non obbligatori, ma indispensabili per tutte le cancellerie quale il registro delle decisioni, in cui le cause decise seguono una numerazione unica progressiva.

Il cancelliere forma il fascicolo nel quale sono inseriti: la nota d'iscrizione a ruolo, la copia dell'atto di citazione, delle comparse e delle memo-Page 354rie. Successivamente vengono inseriti i processi verbali di udienza, i provvedimenti del giudice, gli atti di istruzione, la copia del dispositivo delle sentenze. Il fascicolo è cartaceo ed accompagnerà, gonfio di fogli, la causa per tutto l'iter giudiziario. La duplicazione dei documenti in esso contenuti richiede sicuramente un notevole dispendio di tempo.

Il Presidente del tribunale designa il giudice istruttore con decreto. Nel caso di tribunali con più sezioni il presidente assegna la causa ad una delle sezioni e il Presidente della stessa provvede a designare il giudice istruttore. Il cancelliere passa quindi ad iscrivere la causa sul ruolo della sezione e sul ruolo del giudice istruttore. Anche queste operazioni richiedono duplicazione di dati oltre al trasporto fisico dei documenti (fascicolo) da un ufficio all'altro.

Non è certo possibile, qui continuare nell'analisi del flusso informativo del processo di cognizione, ma dovrebbe apparire evidente che la duplicazione dei dati costituiva una parte consistente del lavoro delle cancellerie.

[ NON INCLUDE GRAFICI ]

Fig. 1 - Flussi informativi (con documentazione cartacea)

Non sorprende dunque che a questo settore si sia rivolta l'informatizzazione portata avanti durante la prima metà degli anni Ottanta e poi coordinata ed unificata nel 1985. I sistemi sviluppati erano destinati ad automatizzare i procedimenti di cognizione ordinaria e speciale, i procedimenti di volontaria giurisdizione, le procedure concorsuali, le procedure di esecuzione immobiliare, i servizi di cancelleria delle società commerciali ed i servizi amministrativi. L'architettura utilizzata nel progetto unificato, che successivamente è stato denominato "Sistema Informativo per il ProcessoPage 355 Civile", era di tipo centralizzato con collegamenti nei vari uffici interessati. Alla fine degli anni Novanta il sistema è stato convertito su piattaforma con tecnologia client/server basata su rete locale ed infine integrato nel progetto Polis. Il sistema ha le funzionalità3 di seguito sintetizzate.

L'immissione dei dati relativi al registro ruolo generale avveniva mediante l'utilizzo di maschere opportunamente predisposte. Il programma effettuava controlli logici e di correttezza sui dati immessi. Ciò assicurava margini di errore di gran lunga inferiori rispetto a quelli possibili con la gestione manuale. Inoltre, per facilitare l'immissione dei dati era possibile usare un modello meccanografico che contiene in sé la nota d'iscrizione a ruolo e che doveva essere compilato dal legale interessato. Il sistema provvedeva quindi alla stampa delle copertine dei fascicoli. Dopo l'eventuale designazione della sezione e relativa memorizzazione di questo dato, le cancellerie delle sezioni designate provvedevano all'aggiornamento del procedimento, (nomina del giudice istruttore, costituzione delle parti, esito dell'udienza istruttoria, sostituzione dei difensori, ecc.), fino alla pubblicazione della sentenza o fino alla definizione in altro modo del processo.

Alcune delle principali funzioni del programma sono le seguenti:

- stampa dei certificati di iscrizione al ruolo e delle comunicazioni di cancelleria previste dalla legge;

- stampa dei registri e delle rubriche obbligatorie;

- stampa delle agende del giudice;

- stampa di tutti i dati statistici elaborati mensilmente. Il sistema utilizzava database strutturati, tra cui la tipologia più diffusa è, oggigiorno, quella dei database relazionali. Torna utile nel seguito ricordare brevemente cosa si intende per informazioni strutturate: le informazioni sono contenute in un record a sua volta suddiviso in campi, ciascuno dei quali codifica...

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