Il fascicolo informatico del processo telematico

Autore:Michele Iaselli/Gerardo Antonio Cavaliere
Carica:Avvocato/Avvocato
Pagine:163-177
RIEPILOGO

1. La creazione informatica del fascicolo d'ufficio. 1.1. Necessità e limiti del fascicolo elettronico. 2. La gestione elettronica documentale nell'ambito del processo telematico. 3. L'archiviazione e la conservazione delle informazioni nell'amministrazione della Giustizia. 3.1. Regole procedurali e rapporti con altre normative.

 
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Michele Iaselli avvocato, Funzionario del Ministero della Difesa, gi Docente in materia di Legislazione New Economy, Universit di Ferrara

Gerardo Antonio Cavaliere Avvocato, Dottore di ricerca in Bioetica e Sistemi Giuridici, Universit di Foggia.

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@1. La creazione informatica del fascicolo d'ufficio

Il processo civile telematico, disciplinato dal d.p.r. 13 febbraio 2001, n. 123, rubricato "Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti", nasce con l'obiettivo di rendere più snelle le fasi di comunicazione e deposito di atti giudiziari all'interno del processo civile1.

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Il cuore della riforma, dunque, non può che essere la creazione del "fascicolo d'ufficio informatico" (artt. 12 e 13 del d.p.r. 123/2001), nel cui interno far confluire tutti gli atti giudiziari. Esso, però, non sostituirà ancora il fascicolo su supporto cartaceo, che anzi rimane, costituendo sempre un sicuro elemento di riferimento rispetto cui verificare la completezza del fascicolo informatico, qualora si debba procedere alla trasmissione dello stesso (art. 16).

A ogni procedimento giudiziario corrisponderà un fascicolo virtuale creato e numerato automaticamente da uno specifico programma di gestione (non appena ricevuta la trasmissione dell'atto introduttivo del giudizio). In tale fascicolo saranno inseriti tutti gli altri atti processuali, oltre alla documentazione offerta in copia digitale.

La disciplina del fascicolo informatico, contenuta negli artt. 12 e 13 del d.p.r. n. 123/2001, oltre a prevede che il fascicolo informatico venga predisposto dalla cancelleria competente, statuisce che debba contenere gli atti del processo come documenti informatici ovvero le copie informatiche dei medesimi atti, quando siano stati depositati su supporto cartaceo. In particolare, nel fascicolo informatico sono inseriti anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo. Sempre la stessa norma prevede che le relative copie informatiche dei documenti probatori prodotti o comunque acquisiti su supporto cartaceo debbano essere inserite nel fascicolo informatico a cura della cancelleria, ma "sempre che l'operazione non sia eccessivamente onerosa". Questa precisazione è importante, poiché racchiude il fondamentale problema dell'archiviazione e conservazione della documentazione cartacea in forma elettronica, che verrà approfondito in seguito (v. par. 3). Questo inciso, fra l'altro, è contenuto nell'art. 13 del regolamento, che ribadisce la medesima difficoltà (eccessiva onerosità dell'estrazione della copia informatica di documenti probatori prodotti o acquisiti su supporto cartaceo), quando ilPage 165 formato del documento da copiare è diverso da quelli indicati con il decreto del Ministero della Giustizia del 14 ottobre 2004 (artt. 52-53) ovvero se il numero delle pagine da copiare è superiore a venti.

Lo stesso art. 13 sottolinea la piena equiparazione del fascicolo informatico a quello cartaceo, anche riguardo alle modalità di composizione. Ogni fascicolo informatico, infatti, riceve la stessa numerazione del fascicolo cartaceo ed è formato secondo quanto stabilito dall'art. 36 delle norme di attuazione del codice di procedura civile. L'indice degli atti, inoltre, contiene anche l'indicazione dei documenti conservati solo nel fascicolo cartaceo ed è redatto in modo da consentire la diretta consultazione degli atti e dei documenti informatici.

Il regolamento, poi, prevede la costituzione di apposite sezioni (art. 13, co. 3), che contengono gli atti e i documenti probatori, depositati dalle parti sia contestualmente sia successivamente alla costituzione in giudizio, con specifica indicazione del procedimento e della parte cui si riferiscono. In tale contesto si precisa che il d.p.r. 123/2001 ha statuito che gli atti e i documenti probatori offerti in comunicazione dalle parti dopo la costituzione in giudizio possono essere prodotti, oltre che per via telematica, anche mediante deposito in cancelleria del supporto informatico che li contiene (a condizione che lo stesso sia compatibile con i tipi e i modelli stabiliti al riguardo dall'art. 53 del decreto del Ministero della Giustizia del 14 ottobre 2004 e contenga il relativo indice, la cui integrità è attestata dal difensore con la firma digitale).

Il fascicolo informatico resterà "aperto" per tutto l'iter processuale, il cui termine verrà scandito dalla apposizione della firma digitale da parte del responsabile della cancelleria. Questa attività rappresenta una trasposizione nella sede informatica del significato processuale della precisazione delle conclusioni (art. 13, co. 7).

A margine di questa disciplina, è opportuno ricordare che l'informatizzazione del fascicolo informatico è stata resa possibile grazie al decreto del Ministero della giustizia 264/2000. Questa normativa, trattando dell'informatizzazione delle procedure di cancelleria2, ha introdotto a pieno titolo l'utilizzo della firma digitale come strumento di autenticazione degli atti dell'amministrazione giudiziaria.

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@@1.1. Necessità e limiti del fascicolo elettronico

Al fine di comprendere la reale rilevanza del fascicolo elettronico è necessario chiarire che non bisogna fraintendere il significato di processo civile telematico: non deve essere interpretato in senso letterale, perché la finalità a cui mira il Legislatore non è quella di creare un nuovo strumento processuale, ma piuttosto dare la possibilità (espressamente fornita alle parti, al giudice e alla cancelleria) di comunicare, formare e notificare gli atti del processo attraverso documenti informatici3. L'informatica, in questo ambito, segue di pari passo l'attività che pone le basi per la formazione progressiva della sentenza, tenendo conto che l'espressione processo telematico non indica un'udienza telematica, ma la formazione degli atti processuali su supporti informatici4.

Appare evidente, quindi, l'importanza del fascicolo elettronico, che rappresenta il perno su cui ruota l'intera vicenda processuale tradotta in termini informatici. A conferma di quanto sostenuto, il Ministero della Giustizia ha già adottato il pacchetto applicativo software denominato "contenzioso civile", inizialmente realizzato dalla Ibm e successivamente riprogettato, reingegnerizzato e completamente riscritto dalla società Datamat di Bologna. Questo software, appunto, gestisce il contenzioso civile, dall'iscrizione al ruolo, ai consulenti tecnici d'ufficio, all'agenda del magistrato, alle stampe, ai verbali d'udienza. La prima sezione presente nel programma è proprio quella dei fascicoli che, in primo luogo, permette l'iscrizione della causa al ruolo5. L'iscrizione avviene sulla base di un modello prestabilito che richiede l'oggetto della causa, le parti, il nome del giudice. Questi dati vengono quindi memorizzati dal computer e la causa prende il numero di ruolo. Tale insieme di informazioni viene utilizzato per stampare la copertina del fascicolo, per la formazione del registro e per gli avvisi di cancelleria. Il modello è strutturato in voci prestabilite, in modo da evitare indicazioni imprecise. Questa strutturazione siPage 167 rende necessaria anche per le rilevazioni statistiche e l'elaborazione dei dati. Si precisa, infine, che l'assegnazione al fascicolo del numero di ruolo, avvenendo in maniera automatica, permette non solo una maggiore precisione, ma anche la possibilità di una più facile individuazione con gli appositi criteri di ricerca.

Ovviamente anche il sistema di informatizzazione delle cancellerie ha come proprio punto di riferimento il fascicolo informatico, con tutto quello che riguarda la certificazione, registrazione, verbalizzazione, notificazione e comunicazione agli avvocati, formazione di ruoli, pianificazione delle udienze, archiviazione dei dati, contabilizzazione, ricerca e memorizzazione degli stessi.

Come già anticipato, però, l'art. 12 del d.p.r. n. 123/2001 non elimina l'obbligo di formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo e possiamo ben comprendere i motivi. È opportuno innanzitutto che la traccia cartacea del fascicolo rimanga fin quando il processo telematico non decolli del tutto (il raggiungimento di un simile obiettivo richiede dei tempi piuttosto lunghi). Al fine di rendere meno traumatica la transizione al sistema del processo civile telematico, poi, il regolamento introduce temperamenti alla totale informatizzazione delle procedure. Si vedano l'art. 12, co. 3, e la relazione ministeriale, i quali ribadiscono il principio secondo cui, anche nel caso in cui la parte proceda per via telematica, la cancelleria sarà comunque tenuta alla formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo (ovviamente mediante copia degli atti). "In...

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