Fascicolo informatico e fascicolo cartaceo nel processo telematico

• Autore: Rosaria Giordano
• Carica: Magistrato ordinario, è dottore di ricerca in "Tutela giurisdizionale dei diritti, imprese ed amministrazioni"
• Pagine: 179-192

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@1. Premessa

La locuzione processo civile telematico è, come si è autorevolmente osservato¹, impropria, in quanto il d.p.r. 13 febbraio 2001 n. 123 dedicato allo stesso non incide sulle disposizioni sostanziali del processo, limitandosi a dettare regole tese a consentire l'utilizzo degli strumenti telematici all'interno del processo, affinché l'attività informatica possa costituire un'alternativa efficiente², in coerenza con il principio di libertà delle forme sancito dall'art. 121 c.p.c., a quella tradizionale su supporto cartaceo³.

Un ruolo fondamentale, tra le norme sul processo civile telematico, è svolto da quelle dedicate al fascicolo informatico⁴, ovvero alla versionePage 180 smaterializzata dell'attuale fascicolo contenente tutti gli atti relativi ad una determinata controversia, sia che essi siano prodotti dalle parti che dall'ufficio ed a prescindere dal fatto che siano acquisiti direttamente in formato digitale o trasformati in tale formato a partire da quello cartaceo⁵.

L'importanza di queste regole si ricollega, infatti, alla particolare idoneità delle stesse ad incidere in senso positivo sulla durata dei processi incrementando l'efficienza processuale⁶, in quanto il raggiungimento dell'ambizioso obiettivo di una totale informatizzazione dei fascicoli ridurrà significativamente sia i "tempi tecnici" connessi all'organizzazione ed alla materialità di alcune operazioni sia i "tempi di attraversamento" dei fascicoli processuali da un ufficio all'altro nel corso del giudizio⁷.

@2. Il fascicolo informatico nel d.p.r. sul processo telematico

Considerando più specificamente le norme dedicate al fascicolo informatico, occorre aver riguardo principalmente agli artt. 12 e 13 d.p.r. 13 febbraio 2001 n. 123 sul processo telematico.

Tali disposizioni prevedono, in primo luogo, che la cancelleria proceda alla formazione informatica del fascicolo d'ufficio, inserendo nello stesso gli atti del processo nella versione già originariamente informatica ovvero le copie informatiche degli stessi ove depositati su supporto cartaceo⁸. Questa attività era in concreto già stata resa possibile dal decreto del Ministero della Giustizia 27 marzo 2000 n. 264, ovvero il regolamen-Page 181to recante le norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari, il quale ha invero introdotto la firma digitale quale strumento di autenticazione degli atti formati dalla pubblica amministrazione giudiziaria⁹.

Il passo in avanti compiuto dalle citate norme del d.p.r. sul processo telematico dedicate al fascicolo informatico è, quindi, costituito soprattutto dalla previsione secondo cui con le medesime modalità sono inseriti nel fascicolo informatico anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo nonché, in apposite sezioni dello stesso, gli atti ed i documenti probatori depositati dalle parti al momento della costituzione in giudizio o successivamente¹⁰. In altri termini, anche a soggetti esterni agli uffici giudiziari viene attribuita la possibilità di interagire con le cancellerie ai fini della formazione del fascicolo informatico¹¹. Sotto il profilo squisitamente tecnico quanto evidenziato comporta che agli avvocati sarà fornito in via sperimentale un redattore degli atti in formato word e gli atti, previa trasformazione in html, dovranno essere sottoscritti dal legale mediante il proprio dispositivo di firma digitale e quindi inviati dal relativo punto di accesso selezionando il certificato dell'ufficio giudiziario di destinazione¹².

Il vantaggio più evidente per l'efficienza processuale derivante dalla formazione del fascicolo informatico è comunque costituito dalla possibilitàPage 182 per i soggetti abilitati di consultare lo stesso in via telematica, in coerenza con l'obiettivo di trasformare, nel medio periodo, l'accesso fisico ai tribunali da parte dell'utenza specializzata in accesso virtuale¹³. Ciò consentirà, pertanto, all'avvocato costituito nel procedimento di avere notizie sempre aggiornate sugli sviluppi dello stesso senza il dispendio di tempo e di energie dipendente dagli accessi in cancelleria¹⁴. Il fascicolo informatico è, inoltre, ai sensi dell'art. 13, sesto co., consultabile dai locali della cancelleria mediante apposite postazioni accessibili al pubblico limitatamente ai propri fascicoli nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali¹⁵.

Nondimeno, autorevole dottrina ha osservato, in senso critico rispetto all'assetto così delineato, che l'impossibilità di un accesso diretto al processo civile telematico per le parti private, contrasta con il diritto, riconosciuto a queste ultime dall'art. 76 disp. att. c.p.c., di accedere alla cancelleria e ricevere copie di atti e documenti¹⁶. La questione, peraltro, potrà essere risolta anche con una successiva modifica normativa, in quanto per il momento la portata della stessa appare ridimensionata dalla permanenza, unitamente al fascicolo informatico, di quello cartaceo¹⁷, al quale le parti private continuano ad avere accesso anche senza l'intermediazione dell'avvocato ai sensi dell'art. 76 disp. att. c.p.c.

@3. Il sistema del c.d. doppio binario: implicazioni.

Il legislatore ha infatti scelto, in una prospettiva prudenziale, il sistema del c.d. doppio binario¹⁸, poiché l'ultimo co. dell'art. 12 d.p.r. 13 febbraioPage 183 2001 n. 123 sul processo telematico precisa che la formazione del fascicolo informatico non elimina l'obbligo della formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo.

Ciò implica, essenzialmente, che: a) laddove la parte depositi atti e documenti in forma cartacea, la cancelleria dovrà effettuare copia informatica degli stessi; b) nell'ipotesi in cui, di contro, la parte proceda in via telematica, la cancelleria dovrà formare il fascicolo su supporto cartaceo¹⁹.

Alcuni aspetti della coesistenza tra fascicolo cartaceo e fascicolo informatico appaiono, peraltro, problematici e quindi meritano a nostro avviso particolare considerazione.

Occorre evidenziare, in primo luogo, che dagli artt. 12 - 13 d.p.r. 13 febbraio 2001 n. 123 si desume che il fascicolo informatico è tendenzialmente più "corposo" di quello elettronico. Infatti dei documenti probatori comunicati o acquisiti nel corso del processo, se su supporto cartaceo, viene formata dalla cancelleria anche una copia informatica da inserire nel relativo fascicolo soltanto se ciò non è eccessivamente oneroso. Parimenti non deve essere effettuata anche la copia telematica degli atti e documenti depositati dalle parti in forma cartacea laddove ciò sia eccessivamente oneroso, concetto che in questo caso è specificato nel senso che il documento è in un formato differente da quelli previsti dalle regole tecniche emanate in attuazione del d.p.r. sul processo telematico²⁰ o il numero delle pagine da copiare è superiore a venti.

Il limite dell'eccessiva onerosità dipende evidentemente da ragioni pratiche in quanto, se dovesse essere compiuto per la realizzazione della copia informatica un numero di operazioni superiori a quello ordinario, sarebbero violati i principi di snellezza e celerità procedimentale che all'opposto caratterizzano il processo telematico²¹.

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Tuttavia tale limite potrebbe indurre a prassi restrittive e così vanificare almeno in parte la portata delle norme sul fascicolo informatico: difficilmente, ad es., una consulenza tecnica resisterà al limite delle venti pagine.

@4. Segue. La sottoscrizione del cancelliere

L'ultimo co. dell'art. 13 d.p.r. 13 febbraio 2001, n. 123, prevede che dopo la precisazione delle conclusioni il cancelliere appone al fascicolo informatico la firma digitale²². Con riferimento al fascicolo cartaceo la disposizione di riferimento è, invece, l'ultimo co. dell'art. 74 disp. att. c.p.c., in virtù del quale il cancelliere, dopo aver controllato la regolarità formale degli atti e dei documenti, sottoscrive l'indice del fascicolo ogni qual volta sono inseriti nello stesso un atto o un documento. Secondo il consolidato orientamento della S.C., la sottoscrizione dell'indice del fascicolo da parte del cancelliere ha la funzione di attestare la regolarità della esibizione degli atti e dei documenti che la parte vi inserisce, nonché la data dell'esibizione, con lo scopo precipuo di mettere i documenti esibiti a disposizione della controparte in modo che la stessa possa esercitare il diritto di difesa, sebbene l'omissione della stessa, sostanziandosi in una mera irregolarità formale, non implichi l'inutilizzabilità degli atti in questione ai fini del giudizio²³, salvo l'onere della prova in capo al depositante nell'ipotesi di contestazione dell'altra parte²⁴.

È evidente, peraltro, la differenza tra la portata precettiva dell'ultimo co. dell'art. 13 d.p.r. sul processo telematico e l'art. 74 disp. att. c.p.c.: invero laPage 185 sottoscrizione del fascicolo informatico con firma digitale da parte del cancelliere è apposta soltanto una volta dopo la precisazione delle conclusioni, mentre per il fascicolo cartaceo la sottoscrizione del cancelliere deve essere apposta al momento dell'inserimento nel fascicolo di ogni atto o documento. Tale discrasia potrebbe determinare, stante l'attuale sistema del c.d. doppio binario, alcune problematiche in sede applicativa nell'ipotesi in cui un documento, posto in forma elettronica nel fascicolo informatico, sia stato inserito nel fascicolo cartaceo senza la sottoscrizione del cancelliere. Ferma l'utilizzabilità del documento, nell'ipotesi di contestazioni della controparte in ordine alla ritualità del deposito, è lecito domandarsi se il relativo onere sussista in capo al depositante ovvero se dalla sottoscrizione "complessiva" del fascicolo informatico con firma digitale del cancelliere dopo la precisazione delle conclusioni, possa argomentarsi, al contrario, una presunzione di rituale e tempestivo deposito. Questa soluzione, alla luce della ratio di semplificazione delle norme sul processo telematico, è da preferire, almeno...