DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 8 gennaio 2001, n.37 - Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999)

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;

Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988,

n. 400;

Visto l'articolo 20 della legge 15 marzo 1997, n. 59, e

successive modificazioni;

Vista la legge 8 marzo 1999, n. 50, allegato 1, n. 42);

Visto il regio decreto 2 ottobre 1911, n. 1163;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30

dicembre 1975, n. 854;

Visto l'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente

della Repubblica, 20 ottobre 1998, n. 428;

Visto l'articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999,

n. 281;

Visto l'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre

1999, n. 490;

Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei

Ministri, adottata nella riunione del 28 luglio 2000;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla

Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 18 settembre 2000;

Acquisito il parere delle competenti Commissioni della

Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri,

adottata nella riunione del 28 dicembre 2000;

Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e

del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri per i beni e le

attivita' culturali, dell'interno e del tesoro, del bilancio e della programmazione

economica;

E m a n a il seguente regolamento:

SEZIONE I

Art. 1.

Oggetto e ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina il procedimento di

costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi ed il procedimento

per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato.

2. Presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali

e presso gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e provinciali

delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, ad esclusione dei

Ministeri degli affari esteri e della difesa sono istituite le Commissioni di sorveglianza

sugli archivi di cui all'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.

Art. 2.

Composizione e nomina delle Commissioni

1. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi istituite

presso gli uffici centrali delle amministrazioni dello Stato sono composte:

da due rappresentanti dell'amministrazione cui gli atti

appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le attivita' culturali

designato dal sopraintendente dell'Archivio centrale dello Stato, da un rappresentante del

Ministero dell'interno.

2. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi, istituite

presso gli uffici periferici, nonche' presso gli uffici giudiziari di cui al comma 2

dell'articolo 1, sono composte: da due rappresentanti dell'ufficio al quale gli atti

appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le attivita' culturali

designato dal direttore del competente archivio di Stato, da un rappresentante del

Ministero dell'interno.

3. Le commissioni di cui al comma 1, sono nominate dai

dirigenti generali o dai corrispondenti organi di vertice; le Commissioni di cui al comma

2, sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici sovraordinati rispetto agli uffici di

livello inferiore che operano nell'ambito della circoscrizione non inferiore a quella

provinciale.

Art. 3.

Procedura ordinaria per la costituzione e il

funzionamento delleCommissioni

1. Il dirigente competente, entro i sessanta giorni

precedenti alla data di scadenza della Commissione, richiede al sovraintendente

dell'archivio centrale dello Stato o al direttore dell'archivio di Stato competente per

territorio e al Ministero dell'interno la designazione dei membri di propria competenza.

2. Delle designazioni e' data comunicazione entro trenta

giorni dalla data della richiesta.

3. Ricevuta la comunicazione di cui al comma 2, il

dirigente competente provvede alla nomina della Commissione di sorveglianza, individuando,

altresi', un impiegato per lo svolgimento delle funzioni di segretario e, ove lo ritenga

opportuno, un proprio delegato per l'espletamento delle funzioni di presidenza.

4. Dell'atto di nomina della Commissione e' data

comunicazione, nei tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1, nonche'

all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso.

5. Il Presidente ha l'obbligo di convocare la Commissione

almeno ogni centoventi giorni. La Commissione e' convocata, altresi', ogni qual volta il

presidente lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai rappresentanti

dell'amministrazione degli archivi di Stato e del Ministero dell'interno. Il Presidente

cura, attraverso il segretario, la stesura di una relazione annuale sull'attivita' della

Commissione, indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione all'attuazione dei

criteri e degli obiettivi stabiliti ai sensi degli articoli 6 e 7.

Art. 4 Proroga e rinnovo delle Commissioni

1. La Commissione dura in carica tre anni.

2. La Commissione non rinnovata entro il termine di

scadenza puo' essere prorogata per non piu' di quarantacinque giorni, decorrenti dal

giorno della scadenza del termine medesimo.

3. Se la Commissione non e' rinnovata entro il periodo di

proroga, la relativa competenza e' trasferita, entro il termine di novanta giorni dalla

data di scadenza, all'amministrazione da cui dipende l'ufficio che nomina la Commissione.

4. I Ministri competenti hanno la facolta' di fissare, ai

sensi dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, termini procedimentali inferiori

rispetto a quelli massimi fissati dal presente regolamento.

Art. 5.

Responsabilita' degli archivi

1. I dirigenti degli uffici sono responsabili della

conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonche' della regolare tenuta degli

inventari e degli altri strumenti necessari all'esercizio del diritto di accesso ai

documenti amministrativi.

SEZIONE II

Art. 6.

Individuazione dei documenti da eliminare

1. I documenti da proporre per lo scarto sono individuati

dalle Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui all'articolo 1 nel rispetto dei

criteri eventualmente fissati dal piano di conservazione degli archivi, previsto

dall'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.

428, e approvati dalla competente unita' organizzativa del Ministero per i beni e le

attivita' culturali.

2. I relativi elenchi, accompagnati da una relazione

illustrativa contenente le motivazioni dello scarto, l'indicazione della data iniziale e

finale di ciascuna serie, nonche' della quantita', almeno approssimativa, dei documenti da

eliminare sono trasmessi, anche mediante l'utilizzazione di strumenti informatici, al

Ministero per i beni e le attivita' culturali il quale decide sulle proposte di scarto

inviando, entro centoventi giorni dal ricevimento degli elenchi, il nulla osta all'ufficio

interessato e per conoscenza alla competente amministrazione centrale e determinando,

altresi', se i documenti da scartare debbano essere bruciati, macerati o ceduti in libero

uso. Trascorso il suddetto termine senza che sia stata adottata alcuna determinazione,

tutti i documenti inclusi negli elenchi sono destinati al macero.

Art. 7.

Procedura semplificata

1. Al rilascio del nulla osta allo scarto relativamente

alle categorie di documenti identificate ai sensi del comma 2, previa individuazione delle

Commissioni di cui all'articolo 1, e' delegato il soprintendente dell'archivio centrale

dello Stato per le amministrazioni centrali e il direttore dell'archivio di Stato

competente per territorio per le amministrazioni periferiche, il quale decide entro trenta

giorni dal ricevimento degli elenchi.

Trascorso tale termine senza che sia stato rilasciato il

nulla osta allo scarto, l'amministrazione puo' disporre la cessione degli atti.

2. Ogni tre anni, con decreto dell'amministrazione

competente, di concerto con il Ministro per i beni e le attivita' culturali e

dell'interno, tenuto conto dei criteri previsti dal piano di cui all'articolo 19, comma 1,

del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, sono individuate le

categorie di documenti di cui al comma 1.

Art. 8.

Cessione degli atti di cui e' disposto lo scarto

1. Le modalita' di cessione degli atti di archivio di cui

e' stato disposto lo scarto, vengono stabilite da ciascuna amministrazione anche

attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa italiana.

2. Le eventuali somme ricavate dalla cessione di cui al

comma 1 dovranno essere versate alla Tesoreria dello Stato, imputando le stesse

all'apposito capitolo dello stato di previsione dell'entrata dello Stato di...