CIRCOLARE 16 novembre 2015, n. 30 - Dematerializzazione degli ordinativi di contabilita' speciale. Aspetti amministrativi e operativi. (15A09263)

Ai titolari dei conti di contabilita' speciale aperti presso le Tesorerie dello Stato;

e p.c. Amministrazioni centrali e periferiche dello Stato;

Presidenza del Consiglio dei ministri: Segretariato generale;

Dipartimento della protezione civile;

Corte dei conti;

Agenzia delle entrate: Direzione centrale amministrazione;

Settore contabilita' e bilancio;

Ufficio struttura di gestione;

Agenzia delle dogane e dei monopoli: Direzione centrale legislazione e procedure doganali;

Ufficio contabilita' diritti doganali e tutela interessi finanziari dell'Unione europea;

I.N.P.S.: Direzione centrale bilanci e servizi fiscali;

Equitalia S.p.a.: Divisione servizi accentrati di corporate;

Amministrazione e finanza;

U.O. Contabilita' di riscossione;

Uffici centrali del bilancio presso i Ministeri;

Ragionerie territoriali dello Stato;

Banca d'Italia: Servizio tesoreria dello Stato. Premessa. Con la circolare n. 23/RGS del 22 luglio 2015 e' stato presentato il progetto per la dematerializzazione degli ordinativi di contabilita' speciale, fornendo le prime indicazioni sugli adempimenti necessari per l'emissione di ordini di pagamento informatici da parte dei titolari, a partire dal 1° gennaio 2016, data di avvio delle nuove procedure. Con la presente circolare si forniscono alcune indicazioni su aspetti di carattere amministrativo, per le particolari ricadute connesse al passaggio al titolo di pagamento telematico, e le necessarie istruzioni operative inerenti le caratteristiche e le modalita' di emissione del titolo informatico. 1. Aspetti amministrativi. Il funzionamento operativo delle contabilita' speciali continua a essere regolato dalle specifiche disposizioni contenute nelle Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato - IST - (articoli 144-150), approvate con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 27 maggio 2007. L'art. 5 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 30 aprile 2015 (Definizione di nuove modalita' di emissione, di natura informatica, degli ordinativi di pagamento da parte dei titolari di contabilita' speciale) fornisce specifiche indicazioni sugli adempimenti amministrativi a carico dei titolari delle contabilita' speciali, adeguandoli alle peculiarita' delle procedure informatiche. Per quanto riguarda i rendiconti amministrativi, cui sono tenuti i titolari delle contabilita' speciali, restano fermi i principi di carattere generale che si rinvengono negli articoli 333 e seguenti del regio decreto n. 827/1924 e nell'art. 10 del decreto del Presidente della Repubblica n. 367/1994. Sempre con riferimento alla rendicontazione amministrativa, il citato art. 5 del decreto ministeriale 30 aprile 2015 richiama al comma 1 le norme dettate in materia dall'art. 11, comma 1, del decreto legislativo n. 123/2011 e specifica che al rendiconto da inviare ai competenti uffici di controllo deve essere allegata la documentazione giustificativa delle somme erogate. Agli uffici di controllo, rientranti nel sistema delle ragionerie, viene fornita evidenza informatica delle movimentazioni in entrata e in uscita sulle contabilita' speciali di loro competenza. Le somme relative ai pagamenti non andati a buon fine e a quelli da estinguere in contanti, non riscosse dal beneficiario entro il secondo mese successivo a quello di esigibilita' del pagamento, sono riaccreditate sulla contabilita' speciale sulla quale e' stato emesso l'ordinativo per il pagamento originario. In questi casi e' onere del titolare della contabilita' speciale provvedere direttamente al rinnovo del pagamento, dopo aver «ripreso in carico» dal punto di vista contabile le somme restituite, come stabilito dal comma 2 del medesimo art. 5. Il successivo comma 3 reca disposizioni in materia di passaggio di fondi tra contabilita' speciali, ribadendo il divieto di girofondi tra le contabilita' speciali intestate a funzionari delegati della stessa amministrazione. Nei casi in cui le operazioni di girofondi siano ammesse da specifiche disposizioni normative (es.: la legge n. 169/1960 per le Prefetture, estesa anche ai funzionari delegati del Ministero dei beni culturali) e' necessario che tali operazioni siano effettuate nel piu' stretto e rigoroso rispetto delle procedure stabilite, tra cui la preventiva emanazione del decreto autorizzativo del MEF, dandone comunicazione agli uffici cui e' affidato il riscontro del rendiconto amministrativo. Quando invece l'operazione di girofondi si renda necessaria per recuperare un errore materiale dell'Amministrazione centrale in sede di trasferimento di risorse ai propri funzionari delegati, semplificando la prassi oggi in uso, il citato comma 3 prevede che la stessa Amministrazione centrale autorizzi il funzionario delegato a trasferire i fondi da una contabilita' speciale a un'altra. Anche questa comunicazione deve essere debitamente resa nota agli uffici cui e' affidato il riscontro del rendiconto amministrativo. Per completezza di informazione si ritiene opportuno sottolineare che ogni contabilita' speciale ha un unico soggetto titolare, cui le disposizioni assegnano il potere di spesa su determinati fondi assegnati e trasferiti sulla stessa contabilita' speciale. Resta valida la disposizione riferita ai titoli di spesa cartacei ma estendibile anche a quelli telematici, di cui all'art. 115 delle IST, che prevede che i titoli di spesa tratti su contabilita' speciali siano «firmati dai titolari della funzione o da chi legittimamente li sostituisce o sia stato a cio' delegato sotto la responsabilita' del titolare». 2. Emissione e invio dell'ordinativo telematico: opzioni implementate. Tenuto conto che le istruzioni operative della presente circolare sono in parte diversificate a seconda delle modalita' di emissione dell'ordine di pagamento e di invio alla tesoreria statale, si riportano di seguito le tre opzioni implementate, gia' presentate nella citata circolare n. 23, cui si fa rinvio: 1) i titolari di contabilita'...