DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA 20 settembre 2007, n. 49 - Regolamento sulla gestione dei documenti amministrativi e sulle procedure di protocollo.

Regolamento sulla gestione dei documenti amministrativi e sulle procedure di protocollo.

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Trentino-Alto Adige n. 45 del 6 novembre 2007) IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA Vista la deliberazione della Giunta provinciale n. 2774 del 27 agosto 2007;

Emana il seguente regolamento:

Art. 1.

Ambito di applicazione 1. Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti amministrativi presso le strutture organizzative della Provincia ai sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche, e, per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti, presso le aziende e gli enti da essa dipendenti.

Art. 2.

Definizioni 1. Ai fini del presente regolamento si intende per:

1. fascicolo: unita' di base degli archivi che raccoglie il complesso dei documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento amministrativo;

2. repertorio dei fascicoli: elenco dei fascicoli istruiti nel corso dell'anno nell'ambito di ogni singolo indice di classificazione;

3. segnatura di protocollo: insieme delle informazioni apposte sull'originale di un documento ai fini della sua individuazione inequivocabile, d) piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di sorveglianza e scarto, con l'esatta descrizione dei documenti prodotti nei singoli procedimenti amministrativi e con l'indicazione dei relativi tempi di conservazione;

5. selezione: operazione di vaglio dei documenti amministrativi ai fini della loro conservazione permanente o del loro scarto;

6. scarto formale: operazione di destino al macero della documentazione dell'archivio di deposito dopo il decorso del termine di conservazione, previa autorizzazione della commissione di sorveglianza e scarto;

7. scarto informale: operazione di eliminazione della parte della documentazione d'archivio priva di valore amministrativo, legale e storico;

8. archivio corrente: l'archivio formato dai fascicoli concernenti gli affari e i procedimenti nella fase della loro trattazione;

9. archivio di deposito: l'archivio costituito dai fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali e' prescritto un periodo obbligatorio di conservazione;

10. archivio storico: l'archivio organizzato presso l'archivio provinciale che conserva i documenti riferiti ad affari conclusi da oltre 40 anni rilevanti sul piano storico-culturale o giuridico;

11. posta elettronica certificata (PEC): sistema di posta elettronica che fornisce al mittente documentazione elettronica attestante la data e l'ora di spedizione e di consegna di documenti informatici.

    Art. 3.

    Compiti dei direttori e delle direttrici di ripartizione 1. In materia di gestione dei documenti e del protocollo i direttori e le direttrici di ripartizione svolgono i seguenti compiti:

1. attribuiscono il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni del programma di protocollo e di gestione documentale;

2. autorizzano le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

3. vigilano sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento e delle altre disposizioni vigenti in materia.

   2. I direttori e le direttrici di ripartizione possono delegare i propri compiti ai direttori e alle direttrici degli uffici dipendenti dalla rispettiva ripartizione.

      Art. 4.

      Procedura per il trattamento della corrispondenza in arrivo 1. L'Economato provvede al ritiro della corrispondenza presso l'ufficio postale e ne cura la successiva distribuzione alle singole strutture organizzative, presso le quali la stessa corrispondenza viene aperta e protocollata. Per gli uffici periferici il ritiro della posta viene effettuato da persone incaricate dai rispettivi direttori o dalle rispettive direttrici.

   2. La corrispondenza e i documenti consegnati presso una struttura organizzativa non competente devono essere da quest'ultima protocollati e immediatamente inoltrati alla struttura organizzativa di competenza.

   3. La corrispondenza con la dicitura 'personale', 'riservata' o simili, nonche' le buste sigillate non vengono...